Die Herausforderung
Das Event- und Teilnehmermanagement für die Veranstaltung mit mehr als 400 Gästen umfasst mehrere essenzielle Komponenten – von der frühzeitigen Ankündigung über die Anmeldung bis hin zur Vor-Ort-Erfassung und Nachbereitung.
Bis zur Umstellung auf Evalanche war der gesamte Prozess papierbasiert. Die zahlreichen Einladungen mussten gedruckt, versandt und die Zu- bzw. Absagen der Gäste manuell erfasst werden. Die Rückantworten erfolgten individuell, ebenso Änderungen der Teilnahme. Folglich war der zeitliche Aufwand für alle Beteiligten von der Planung bis zum Rückmeldetermin sehr hoch. Medienbrüche und die händische Erfassung aller Daten machten den Prozess zudem fehleranfällig, Follow-up-Mails waren nicht möglich.
Effizientes Einladungsmanagement
Durch den Einsatz einer Marketing Automation-Lösung können Gäste gezielt per E-Mail angesprochen werden – von der ersten „Mark your calendar“-Benachrichtigung bis zur offiziellen Einladung mit Anmeldeaufforderung. Die Anmeldung erfolgt über einen in der E-Mail integrierten Button. Die Eingeladenen gelangen auf ein personalisiertes mehrsprachiges Anmeldeformular, das verschiedene Optionen abdeckt (z. B. Teilnahme mit oder ohne Begleitung, Inanspruchnahme des Shuttle-Services). Änderungen ihrer eigenen Teilnahmeinformationen (Zu-/Absage, Shuttle-Nutzung) kann jeder Teilnehmer unkompliziert über diese Landingpage durchführen.
Nach der Anmeldung erhalten die Gäste die Event-Eintrittsmail mit einem QR-Code, der den Zugang zur Veranstaltung ermöglicht.
Schnelle Erfassung vor Ort
Am Veranstaltungstag müssen bis zu 400 Gäste in kurzer Zeit erfasst werden. Der Zutritt erfolgt durch das Vorzeigen des QR-Codes auf dem Smartphone oder einem Ausdruck. Die Erfassung kann über Selbstbedienungs-Touchscreens erfolgen. Jenoptik hat sich entschieden, die QR-Codes von Mitarbeitenden mithilfe der entergon Event-App am Einlass direkt zu scannen. Die plattformübergreifende App ist auf Tablets, Smartphones und allen gängigen Betriebssystemen nutzbar und leicht auf das Device aufzuspielen.
Nach dem Scan wird der Teilnehmerstatus sofort aktualisiert. Ein erneutes Scannen desselben Codes würde einen Warnhinweis auslösen und gibt so Sicherheit.
Effektives Follow-Up
Die erfassten Teilnehmerdaten verbleiben bei Jenoptik in der Marketing-Automation- und App-Plattform, könnten aber auch unmittelbar durch den entergon Hub in ein CRM-System übertragen werden. Nach der Veranstaltung erhalten alle Teilnehmenden gezielte Follow-up-Mails mit Eindrücken der Veranstaltung.
