Case Study

Einführung Marketing Automation bei VÖB-Service GmbH

Digitale Turnschuhleitung

Die VÖB-Service GmbH ist eine 100%tige Tochter des Bundesverbands Öffentlicher Banken Deutschlands (VÖB) und entwickelt seit 1991 spezialisierte Produkte und Dienstleistungen für die Kreditwirtschaft. Als Partner für öffentlich-rechtliche, genossenschaftliche und private Banken bietet das Unternehmen praxisnahe Lösungen in den Bereichen Regulatorik, Risikomanagement, Digitalisierung und Compliance an – gebündelt in den vier Geschäftsfeldern Bankensoftware, Beratung, Academy und Informationsdienste.

Auswahl Marketing Automation-System

Marketing Automation soll Prozesse effizienter gestalten, E-Mail-Kampagnen automatisieren, Leads bewerten und Kundenbeziehungen nachhaltig stärken. Für die VÖB-Service GmbH war bei der System-Auswahl entscheidend, ob die Lösung zu der eigenen Datenstrategie passt und technisch überzeugt – „was unter der Haube steckt“, so Herr Witthoff auf der Evalanche Wiesn 2024. Die Wahl fiel auf Evalanche, weil es sich nahtlos in bestehende, komplexe Prozesse einfügt und den Digitalisierungsgrad – insbesondere an der Schnittstelle zwischen Web und CRM deutlich – erhöht.

Pascal Witthoff, Leiter Marketing & Kommunikation, VÖB-Service GmbH

„Evalanche ist der Web-Client unseres CRM-Systems“

Wandkalenderaktion

Früher: Eine erfolgreiche Marketingkampagne mit einem neu gestalteten Layout in fünf Farbvarianten wurde an über 1.000 Fach- und Führungskräfte der Kreditwirtschaft versendet. Das Ergebnis: über 2.000 Bestellungen. Die manuelle Abwicklung – inklusive Datenprüfung, Datensatzanlage, Bearbeitung und Versand der Kampagne – benötigte rund sechs Minuten pro Vorgang.

Heute: Im Rahmen eines Pilotprojekts wurden CRM-System und Webformular erstmals vollständig miteinander verknüpft. Dank dieser Integration und umfangreicher Automatisierungen (u. a. für Produktinteressen, Kampagnenaktionen und Aktivitäten) benötigt ein Mitarbeiter heute nur noch 3,5 Tage für Aufgaben, die früher über 22 Arbeitstage in Anspruch genommen haben.

Seminarbuchungen

Früher dauerten rund 4.000 einzelne Vorgänge jeweils zwischen 3 und 10 Minuten. Durch die direkte Prozessintegration der Buchungsformulare in das Seminar-Management-Tool des CRM-Systems konnten die Durchlaufzeiten halbiert, die Fehlerquote deutlich gesenkt und die Datenkonsistenz im CRM-System spürbar verbessert werden.

Wertschätzung Mitarbeiter

Das zentrale Anliegen ist es, Mitarbeitende von zeitaufwendigen, manuellen Standardaufgaben zu entlasten. Stattdessen sollen sie verantwortungsvollere und kreativere Tätigkeiten übernehmen können. Dies steigert nicht nur die Akzeptanz neuer Prozesse, sondern auch die Attraktivität der Arbeitsplätze bei der VÖB-Service GmbH.

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