Case Study
Event- und Teilnehmer-Management bei Jenoptik
Einladung, Registrierung, Vor-Ort-Erfassung, Follow-Up
Jenoptik ist ein global agierender Technologiekonzern mit einem breiten Leistungsspektrum im Photonik-Markt. Schlüsselmärkte umfassen die Halbleiterausrüstung und Elektronikindustrie, Life Science und Medizintechnik sowie Smart Mobility.
Seit 32 Jahren veranstaltet Jenoptik einen Neujahrsempfang in Jena und lädt dazu 400 Gäste aus Wirtschaft, Wissenschaft und Kultur ein.
Das Event- und Teilnehmermanagement für die Veranstaltung umfasst mehrere essenzielle Komponenten – von der frühzeitigen Ankündigung über die Anmeldung bis hin zur Vor-Ort-Erfassung und Nachbereitung. Das Event- und Teilnehmermanagement für die Veranstaltung umfasst mehrere essenzielle Komponenten – von der frühzeitigen Ankündigung über die Anmeldung bis hin zur Vor-Ort-Erfassung und Nachbereitung.
Das Event- und Teilnehmermanagement für die Veranstaltung umfasst mehrere essenzielle Komponenten – von der frühzeitigen Ankündigung über die Anmeldung bis hin zur Vor-Ort-Erfassung und Nachbereitung. Das Event- und Teilnehmermanagement für die Veranstaltung umfasst mehrere essenzielle Komponenten – von der frühzeitigen Ankündigung über die Anmeldung bis hin zur Vor-Ort-Erfassung und Nachbereitung.
Durch den Einsatz einer Marketing Automation-Lösung können Gäste gezielt per E-Mail angesprochen werden – von der ersten „Mark your calendar“-Benachrichtigung bis zur offiziellen Einladung mit Anmeldeaufforderung. Die Anmeldung erfolgt über einen in der E-Mail integrierten Button. Aufgrund der Exklusivität der Veranstaltung gelangen Interessierte über eine vorgeschaltete, passwortgeschützte Landing Page anschließend auf ein mehrsprachiges Anmeldeformular, das verschiedene Optionen abdeckt (z. B. Teilnahme mit oder ohne Begleitung).
Nach der Anmeldung erhalten die Gäste eine Bestätigungsmail mit einer Bitte um Verifizierung. Später folgt die Event-Eintrittsmail mit einem QR-Code, der den Zugang zur Veranstaltung ermöglicht.
Am Veranstaltungstag müssen alle 400 Gäste innerhalb weniger Minuten erfasst werden. Der Zutritt erfolgt durch das Vorzeigen des QR-Codes auf dem Smartphone oder einem Ausdruck. Die Erfassung könnte über Selbstbedienungs-Touchscreens erfolgen, bei Jenoptik werden jedoch alle QR-Codes von Mitarbeitenden mithilfe der entergon Event-App gescannt. Diese plattformübergreifende App ist auf Tablets, Smartphones und allen gängigen Betriebssystemen nutzbar.
Nach dem Scan wird der Teilnehmerstatus sofort aktualisiert. Ein erneutes Scannen desselben Codes würde einen Warnhinweis auslösen und so Missbrauch verhindern.