Für den ECM-/DMS-Anbieter wurde ein automatisiertes Webinar-Management auf Basis des entergon Hubs umgesetzt. Der Hub übernimmt die Kommunikation zwischen GoToWebinar, Marketing Automation und Website. Die Architektur folgt dem Prinzip: Einmalige initiale Anlage des Webinars, danach automatische Objektgenerierung, Synchronisation und Prozesssteuerung.
Der heutige Prozess sieht wie folgt aus:
Initiale Webinar-Anlage in GoToWebinar
Der Marketer legt das neue Webinar weiterhin initial in GoToWebinar an und pflegt dort die grundlegenden Webinar-Parameter, etwa Titel, Termin, Beschreibung, maximale Teilnehmerzahl und technische Webinarinformationen.
Automatische Übernahme der Webinar-Parameter
Der entergon Hub übernimmt die relevanten Eckdaten und legt das Webinar mit Teilnehmerdatenbank in der Middleware an. Gleichzeitig werden die Parameter an die Marketing Automation-Lösung übergeben.
Automatisierte Generierung der Marketing Automation-Objekte
Für jedes Webinar werden die benötigten Objekte automatisch erzeugt und logisch miteinander verknüpft. Dazu gehören insbesondere:
- Einladungsmailing mit Anmeldebutton
- Registrierungsformular
- Permission- bzw. Bestätigungsmailing
- Reminder-Mails
- Danke- und Bestätigungsseiten
- Follow-up-Mails
- Zielgruppen
- Statusfelder
- Kampagnenlogik und Kampagnenflow
Automatische Website-Veröffentlichung
Über einen Webpublishing-Prozess wird das Webinar mit allen notwendigen Parametern in Echtzeit in eine Webinar-Übersicht auf der Website übertragen. Damit entfällt die manuelle Einbindung jedes neuen Webinars im Content-Management-System.
Status- und Teilnehmermanagement
Für jedes Webinar wird eine eigene Statuslogik vorbereitet. Relevante Stati wie registriert, bestätigt bzw. akzeptiert, abgesagt, teilgenommen, nicht teilgenommen, Warteliste oder Fehler werden automatisiert gepflegt und dem jeweiligen Kontakt eindeutig zugeordnet. Die E-Mail-Adresse dient dabei als Eindeutigkeitskriterium; pro Adresse ist eine Anmeldung pro Webinar möglich, während ein Kontakt parallel an mehreren Webinaren teilnehmen kann.
Wartelisten- und Nachrückerlogik
Bei limitierten Teilnehmerzahlen wird die Verfügbarkeit auf der Website über eine visuelle Ampellogik dargestellt. Meldet sich ein Nutzer an, obwohl keine freien Plätze mehr verfügbar sind, wird er automatisch auf die Warteliste gesetzt und entsprechend informiert. Wird später ein Platz frei, etwa durch eine Absage, kann der nächste Kontakt automatisch nachrücken und erneut kontaktiert werden.
Follow-up und Aufzeichnung
Nach der Websession werden Teilnahmeinformationen aus GoToWebinar verarbeitet. Follow-up-Kommunikation kann statusabhängig ausgesteuert werden, zum Beispiel getrennt nach Teilnehmenden und Nicht-Teilnehmenden. Der Link zur Webinar-Aufzeichnung wird automatisch in die entsprechende Follow-up-Mail eingefügt.
Kampagnenflow und Objektverknüpfung
Sämtliche erzeugten Objekte werden in einem Kampagnenflow zusammengeführt. Dadurch entsteht für jedes Webinar automatisch eine vollständige, strukturierte und wiederverwendbare Kampagnenlogik. Ab der initialen Anlage des Webinars muss sich der Nutzer nicht mehr um die manuelle Erstellung und Verknüpfung der einzelnen Objekte kümmern.
Mittelfristig soll der Start des Webinarprozesses vollständig ins CRM verlagert werden. Dann wird im CRM eine Kampagne mit dem Kampagnentyp „Webinar" angelegt. Die webinar-spezifischen Parameter werden direkt an der Kampagne gepflegt. Auf dieser Basis wird das Webinar in GoToWebinar erzeugt, alle weiteren Parameter und Objekte werden in der Marketing Automation-Lösung generiert und das Webinar wird automatisch auf der Website veröffentlicht. Zudem könnte ein Wechsel auf die Microsoft-Lösung Teams erfolgen. Diese und auch weitere Webinarlösungen werden von entergon als integrierte Gesamtlösung angeboten.
Ergebnis
Der ECM-/DMS-Anbieter verfügt heute über einen durchgängigen, automatisierten Webinarprozess – von der initialen Webinaranlage über Website-Veröffentlichung, Registrierung, Bestätigung, Reminder und Wartelistenmanagement bis hin zu Follow-up und Aufzeichnung.
Aus einem vormals manuellen, systemübergreifenden Prozess wurde eine skalierbare Marketing Automation-Architektur. Die Webinar-Plattform bleibt für die technische Durchführung zuständig, während die Marketing Automation-Lösung das führende System für Kommunikation, Kampagnenlogik, Personalisierung, Statussteuerung und Nachbereitung ist. Die Website wird automatisch mit aktuellen Webinarinformationen versorgt, und sämtliche Teilnehmerdaten können für weitere Nurturing- und Vertriebsprozesse genutzt werden.
