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Kundenprojekt

Automatisiertes Veranstaltungsmanagement
für Seminare und Webinare

Die Lösung schafft eine skalierbare Veranstaltungsarchitektur, die Online- und Offline-Formate in einem gemeinsamen Prozess zusammenführt. CRM, Marketing Automation und Webinar-Plattform greifen nahtlos ineinander –
für gezieltere Ausspielung, saubere Dokumentation und automatisierte Nachbereitung inklusive Teilnahmebestätigungen.

BUSINESS CASE ANHÖREN
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Geschäftstätigkeit

Ein traditionsreiches, werteorientiertes Unternehmen aus dem Gesundheits- und Naturkosmetikbereich, das seit vielen Jahrzehnten natürliche Arzneimittel, Pflegeprodukte und medizinische Hautpflege entwickelt und herstellt. Das Unternehmen ist stiftungsgetragen, stark durch Nachhaltigkeit, Naturverbundenheit und langfristiges Denken geprägt und beschäftigt rund 1.000 Mitarbeitende.

„Mit dem automatisierten Veranstaltungsmanagement haben wir einen durchgängigen Prozess von der Anlage im CRM bis zur Nachbereitung in der Marketing Automation geschaffen. Besonders wertvoll ist für uns, dass Webinare und Präsenzseminare künftig einer gemeinsamen Logik folgen und Teilnahmebestätigungen auf Basis tatsächlicher Verweildauern automatisch erstellt werden können. Das reduziert manuellen Aufwand erheblich und erhöht gleichzeitig die Prozesssicherheit."

Projektteam Vertrieb

Projekt im Detail

Anwendung

Für das Unternehmen wurde ein integriertes Veranstaltungsmanagement für Seminare und Webinare konzipiert und umgesetzt. Die Lösung verbindet ein CRM-System als führendes System für Veranstaltungsanlage, Zielgruppenlogik und Prozesssteuerung mit der Marketing Automation-Suite für Registrierung, Landingpages, E-Mail-Kommunikation, Reminder und Nachbereitung.

Für Online-Veranstaltungen wird zusätzlich die Webinar-Plattform integriert. Webinare werden direkt aus dem CRM heraus im Namen der ausgewählten Organisatorin oder des ausgewählten Organisators erstellt. Präsenzveranstaltungen und Webinare folgen dabei einem einheitlichen Prozessmodell, unterscheiden sich aber in den jeweils notwendigen Pflichtfeldern und Freigabelogiken.

Ziel ist ein durchgängiger End-to-End-Prozess: von der Anlage einer Veranstaltung über zielgruppenspezifische Ausspielung, Anmeldung, Kalenderintegration und Teilnahmebestätigung bis hin zur automatisierten Nachbereitung.

Ausgangslage

Vor der Umsetzung war das Veranstaltungsmanagement mit erheblichem administrativem Aufwand verbunden. Webinare und Präsenzseminare wurden teilweise unterschiedlich behandelt, Daten mussten in mehreren Systemen gepflegt werden und insbesondere die Nachbereitung von Webinaren verursachte hohen manuellen Aufwand.

Besonders aufwendig waren:

  • Die manuelle Pflege veranstaltungsrelevanter Informationen in mehreren Systemen
  • Die Organisation von Online- und Offline-Veranstaltungen über unterschiedliche Prozesslogiken
  • Die manuelle Nachverfolgung von Teilnahmen
  • Die Erstellung und der Versand von Teilnahmebescheinigungen
  • Die Prüfung, ob Personen tatsächlich ausreichend lange an einem Webinar teilgenommen hatten
  • Die zielgruppenspezifische Aussteuerung von Veranstaltungen an Fachkreise, Markenpartner oder ausgewählte Zielgruppen.

Hinzu kam, dass frühere Website- bzw. CMS-basierte Prozesse mit manuellen Datenimporten ins CRM verbunden waren. Das führte zu hohem Aufwand und erhöhte das Risiko von Überbuchungen, Medienbrüchen und unklarer Datenlage.

Lösung

Die neue Lösung stellt das CRM in den Mittelpunkt des Veranstaltungsprozesses. Dort werden Webinare und Präsenzseminare angelegt, kategorisiert und mit den relevanten Steuerungsinformationen versehen.

Die zentralen Lösungsbestandteile:

  • Einheitliche Anlage von Webinaren und Präsenzseminaren im CRM
  • Geplanter CRM-Wizard mit eventtypspezifischen Pflichtfeldern
  • Auswahl des Organisators direkt im CRM
  • Automatische Anlage von Webinaren im Namen des Organisators
  • Einmalige Authentifizierung des Organisators für die Webinar-Erstellung
  • Registrierung über Marketing Automation-Formulare und Landingpages
  • Automatische Statuslogik für Online-Events
  • Freigabelogik für Offline-Events
  • Automatisierter Versand von Outlook-Kalendereinträgen
  • Automatische Abholung von Teilnehmerdaten und Verweildauern nach dem Webinar
  • Erstellung und Versand von Teilnahmebestätigungen auf Basis der tatsächlichen Teilnahmedauer
  • Marken- und zielgruppenspezifische Aussteuerung über im CRM gepflegte Kategorien.

Durch die Integration von CRM, Marketing Automation und der Webinar-Plattform entsteht ein durchgängiger Prozess ohne doppelte Datenpflege und ohne manuelle Übertragung zentraler Veranstaltungsdaten.

Nutzen

Die Lösung reduziert den operativen Aufwand im Veranstaltungsmanagement deutlich und erhöht gleichzeitig die Prozesssicherheit. Alle relevanten Parameter werden zentral im CRM gepflegt und automatisiert an die Marketing Automation-Lösung bzw. die Webinar-Plattform übergeben.

Die konkreten Vorteile für das Unternehmen:

  • Deutlich weniger manueller Aufwand bei Anlage, Kommunikation und Nachbereitung von Veranstaltungen
  • Einheitlicher Prozess für Webinare und Präsenzseminare
  • Weniger Medienbrüche zwischen CRM, Marketing Automation und der Webinar-Plattform
  • Automatische Erstellung von Webinar-Terminen
  • Automatische Registrierung und Kalenderintegration
  • Exakte Nachverfolgung von Webinar-Teilnahmen inklusive Verweildauer
  • Automatisierter Versand offizieller Teilnahmebestätigungen
  • Geringeres Risiko von Überbuchungen
  • Schnellere Anmeldung für Teilnehmende
  • Transparente Nachvollziehbarkeit direkt im CRM
  • Marken- und zielgruppengerechte Kommunikation im passenden Look and Feel.

Besonders wertvoll ist die vollständige Automatisierung der Webinar-Nachbereitung. Teilnahmebestätigungen müssen nicht mehr manuell geprüft, erstellt und versendet werden, sondern entstehen regelbasiert auf Basis der tatsächlich gemessenen Teilnahmedauer.

Business Impact

Die Lösung liefert folgende Verbesserungen:

0-0%Weniger manueller Aufwand bei der Webinar- und Seminaradministration
0-0%Weniger Aufwand bei der Erstellung und dem Versand von Teilnahmebestätigungen
0%Vermeidung von Überbuchungen durch zentrale Verfügbarkeits- und Statuslogik
0-0%Schnellere Veranstaltungsanlage durch einheitlichen CRM-Prozess und vorbereitete Pflichtfelder
Weitere Vorteile
Deutlich höhere Datenqualität durch zentrale Pflege im CRM statt paralleler Systempflege
Schnellere Anmeldung für Teilnehmende, typischerweise innerhalb von 1 bis 3 Minuten
Bei 5 Veranstaltungen pro Monat: rund 10 bis 20 Stunden Zeitersparnis monatlich bzw. 120 bis 240 Stunden jährlich

Bei stärker frequentierten Veranstaltungsprogrammen, mehreren Zielgruppen und umfangreicher Teilnahmebescheinigung kann der Effekt deutlich höher liegen. Zusätzlich sinkt das Risiko manueller Fehler, falscher Teilnehmerlisten, verspäteter Bestätigungen und nicht dokumentierter Teilnahmen.

Strategischer Mehrwert

Das Unternehmen erhält eine skalierbare Veranstaltungsarchitektur, die Online- und Offline-Formate in einem gemeinsamen Prozess zusammenführt. Das CRM wird zum führenden Steuerungssystem, die Marketing Automation-Lösung übernimmt die automatisierte Kommunikation und die Webinar-Plattform wird nahtlos in den Webinarprozess integriert.

Damit wird das Veranstaltungsmanagement nicht nur effizienter, sondern auch strategisch wertvoller: Veranstaltungen lassen sich gezielter ausspielen, sauberer dokumentieren und stärker mit Zielgruppen-, Marken- und Fachkreislogiken verknüpfen.

Business Impact

Die Lösung liefert folgende Verbesserungen:

0-0%Weniger manueller Aufwand bei der Webinar- und Seminaradministration
0-0%Weniger Aufwand bei der Erstellung und dem Versand von Teilnahmebestätigungen
0%Vermeidung von Überbuchungen durch zentrale Verfügbarkeits- und Statuslogik
0-0%Schnellere Veranstaltungsanlage durch einheitlichen CRM-Prozess und vorbereitete Pflichtfelder
Weitere Vorteile
Deutlich höhere Datenqualität durch zentrale Pflege im CRM statt paralleler Systempflege
Schnellere Anmeldung für Teilnehmende, typischerweise innerhalb von 1 bis 3 Minuten
Bei 5 Veranstaltungen pro Monat: rund 10 bis 20 Stunden Zeitersparnis monatlich bzw. 120 bis 240 Stunden jährlich

Bei stärker frequentierten Veranstaltungsprogrammen, mehreren Zielgruppen und umfangreicher Teilnahmebescheinigung kann der Effekt deutlich höher liegen. Zusätzlich sinkt das Risiko manueller Fehler, falscher Teilnehmerlisten, verspäteter Bestätigungen und nicht dokumentierter Teilnahmen.

Strategischer Mehrwert

Das Unternehmen erhält eine skalierbare Veranstaltungsarchitektur, die Online- und Offline-Formate in einem gemeinsamen Prozess zusammenführt. Das CRM wird zum führenden Steuerungssystem, die Marketing Automation-Lösung übernimmt die automatisierte Kommunikation und die Webinar-Plattform wird nahtlos in den Webinarprozess integriert.

Damit wird das Veranstaltungsmanagement nicht nur effizienter, sondern auch strategisch wertvoller: Veranstaltungen lassen sich gezielter ausspielen, sauberer dokumentieren und stärker mit Zielgruppen-, Marken- und Fachkreislogiken verknüpfen.