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Kundenprojekt

Produktregistrierung und Garantieverlängerung
als direkter Endkundenzugang

Die digitale Produktregistrierung schafft einen direkten, datenschutzkonformen Zugang zum professionellen Endkunden, ohne den indirekten Vertriebsweg über den Handel zu schwächen.
Garantieverlängerung, sicheres File Sharing, CRM-Datenaufbau und Marketing Automation verbinden sich zu einer Plattform für langfristige Kundenentwicklung und gezielte Folgekommunikation.

BUSINESS CASE ANHÖREN
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Geschäftstätigkeit

Der Hersteller entwickelt und vertreibt professionelle Elektrowerkzeuge und Zubehör für Handwerk, Bau, Industrie und anspruchsvolle private Anwender. Der Vertrieb erfolgt überwiegend über Handelspartner, wodurch der Hersteller im regulären Verkaufsprozess nur eingeschränkten direkten Zugang zum professionellen Endkunden hat.

„Mit der digitalen Produktregistrierung und Garantieverlängerung schaffen wir einen direkten, datenschutzkonformen Kontaktpunkt zu unseren Endkunden. Besonders wertvoll ist für uns, dass Kaufbelege und Seriennummern sicher hochgeladen, automatisiert geprüft und Garantiezertifikate direkt bereitgestellt werden können. Gleichzeitig entsteht eine qualifizierte Datenbasis, mit der wir Kunden künftig relevanter ansprechen und gemeinsam mit dem Handel gezielter weiterentwickeln können.”

Leitung Digital Marketing

Projekt im Detail

Anwendung

Für den Werkzeughersteller wurde ein digitaler Prozess zur Produktregistrierung und Garantieverlängerung umgesetzt. Ziel war es, den indirekten Vertriebsweg über den Handel mit einem direkten digitalen Kontaktpunkt zum Endkunden zu verbinden.

Registriert ein Endkunde sein gekauftes Gerät innerhalb von vier Wochen nach Kauf auf der Hersteller-Website, kann er eine Garantieverlängerung beantragen. Über ein per Marketing Automation-Lösung integriertes Webformular auf der Corporate Website gibt er seine Kontaktdaten ein und wird anschließend datenschutzkonform per Permission-Mail bestätigt.

Nach der Registrierung erhält der Endkunde zunächst eine Permission-Mail, in der ein Button mit der Verlinkung zu einer Landingpage integriert ist. Über diesen Weg lädt der Kunde dann die benötigten Nachweise hoch: ein Foto des Kaufbelegs sowie ein Foto der Seriennummer. Parallel zur Registrierung wird automatisch ein sicherer Datenraum in der integrierten Filesharing-Lösung erzeugt. Die Nachweise werden per KI ausgelesen, geprüft und schließlich ein Garantiezertifikat automatisiert erstellt und per E-Mail-Link zum Download bereitgestellt.

Ausgangslage

Der Werkzeughersteller vertreibt seine Produkte primär über Fachhandelspartner. Dadurch entsteht im Kaufmoment meist keine direkte Kundenbeziehung zwischen Hersteller und professionellem Endkunden. Für Marketing, Service, Produktkommunikation und Cross- oder Upselling fehlte damit ein strukturierter, datenschutzkonformer Zugang zu den tatsächlichen Gerätenutzern.

Gleichzeitig mussten Garantieverlängerungen nachvollziehbar und prüfsicher abgewickelt werden. Kaufbeleg, Seriennummer, Registrierungsdatum und Kundendaten sollten eindeutig zusammengeführt werden, ohne dass sensible Dokumente unsicher per E-Mail übertragen oder manuell verwaltet werden müssen.

Typische Herausforderungen waren:

  • Fehlender direkter Kontakt zum professionellen Endkunden
  • Starke Abhängigkeit vom Handel im Kundenzugang
  • Manuelle oder medienbruchbehaftete Verarbeitung von Garantieanfragen
  • Unsichere oder unstrukturierte Übermittlung von Kaufbelegen und Seriennummern
  • Hoher Prüfaufwand bei Belegen, Seriennummern und Registrierungsfristen
  • Fehlende Grundlage für qualifizierte Folgekommunikation
  • Eingeschränkte Möglichkeiten für Cross- und Upselling-Kampagnen
  • Geringe Transparenz über gekaufte Produkte, Nutzerprofile und Potenziale
Lösung

Für den Hersteller wurde ein integrierter Prozess auf Basis von Marketing Automation, CRM und einer Filesharing-Lösung umgesetzt. Die Marketing Automation steuert Registrierung, Permission, E-Mail-Kommunikation und Landingpages. Das CRM dient der strukturierten Kundendatenhaltung und weiteren Bearbeitung. Die Filesharing-Lösung stellt den sicheren Datenraum für Uploads und Downloads bereit.

Die zentralen Lösungsbestandteile:

  • Produktregistrierung über ein Formular auf der Hersteller-Website
  • Erfassung vollständiger Kontaktdaten und produktbezogener Informationen
  • Automatisierte Permission-Mail zur datenschutzkonformen Bestätigung
  • Automatische Anlage eines individuellen Datenraums parallel zur Registrierung
  • Personalisierte Landingpage für den Upload von Kaufbeleg und Seriennummer
  • Sicherer Upload der Nachweise über einen geschützten Link
  • Automatisiertes Auslesen und Prüfen der Dokumente mittels KI
  • Prüfung von Kaufdatum, Seriennummer und Registrierungsfrist
  • Automatische Erstellung eines Garantiezertifikats
  • Bereitstellung des Zertifikats per E-Mail-Link zum Download aus dem Datenraum
  • Übernahme relevanter Daten in CRM und Marketing Automation
  • Anschließende Qualifizierungs-, Produkt- und Servicekampagnen
  • Einbindung des Handels in Pull-Marketing-Maßnahmen

Die File-Sharing-Anbindung schließt damit eine typische Prozesslücke in formularbasierten Marketing Automation-Abläufen: Daten werden im Formular erfasst, Dateien aber sicher und strukturiert in einem individuellen Datenraum verarbeitet.

Nutzen

Mit der digitalen Produktregistrierung gewinnt der Hersteller einen direkten, datenschutzkonformen Zugang zum Endkunden, ohne den indirekten Vertriebsweg über den Handel zu umgehen. Die Garantieverlängerung wird zum attraktiven Mehrwert für den Kunden und gleichzeitig zum qualifizierten Einstieg in eine langfristige Herstellerkommunikation.

  • Direkter Zugang zu professionellen Endkunden trotz indirektem Vertriebsmodell
  • Attraktiver Mehrwert durch digitale Garantieverlängerung
  • Strukturierte Erfassung von Kontakt-, Produkt- und Kaufdaten
  • Datenschutzkonforme Permission als Grundlage für weitere Kommunikation
  • Sicherer Upload von Kaufbeleg und Seriennummer
  • Weniger manuelle Prüfung und Nacharbeit durch KI-gestützte Dokumentenauslesung
  • Automatische Erstellung und Bereitstellung von Garantiezertifikaten
  • Höhere Datenqualität im CRM
  • Qualifizierte Grundlage für Produkt-, Service- und Zubehörkampagnen
  • Gezielte Cross- und Upselling-Kommunikation unter Einbindung des Handels
  • Stärkung des Fachhandels durch Pull-Marketing-Maßnahmen
Business Impact

Die Lösung liefert für den Werkzeughersteller operative, wirtschaftliche und vertriebliche Verbesserungen:

0-0%Weniger manueller Aufwand bei Registrierung, Nachweisprüfung und Zertifikatsbereitstellung
0-0%Schnellere Bearbeitung von Garantieverlängerungen durch automatisierte Upload-, Prüf- und Dokumentenprozesse
Weitere Vorteile
Deutlich geringere Fehlerquote durch strukturierte Formularerfassung und automatisierte Dokumentenprüfung
Höhere Datenqualität durch direkte Erfassung vollständiger Kontakt-, Produkt- und Kaufdaten
Deutlich weniger unsichere Dateiprozesse per E-Mail
Höhere Permission-Quote durch klaren Kundennutzen der Garantieverlängerung
Aufbau eines qualifizierten Endkundenbestands trotz indirektem Vertrieb
Zusätzliche Umsatzpotenziale durch Zubehör-, Service-, Ersatzgeräte- und Produktkampagnen
Stärkere Aktivierung des Handels durch gezielte Pull-Marketing-Kommunikation

Der wirtschaftliche Effekt entsteht nicht nur durch Effizienzgewinne in der Bearbeitung von Garantieverlängerungen. Entscheidend ist vor allem der Aufbau einer direkten, permissionbasierten Endkundenbeziehung. Aus einem rein administrativen Garantieprozess wird ein datenbasierter Einstieg in qualifizierte Kundenkommunikation, Produktberatung und vertriebsunterstützendes Cross- und Upselling.

Strategischer Mehrwert

Der Hersteller schafft mit der Lösung einen skalierbaren direkten Zugang zum professionellen Endkunden, ohne die Rolle des Handels zu schwächen. Die Garantieverlängerung wird zum digitalen Ankerpunkt für Datenerfassung, Permission-Aufbau und langfristige Kundenentwicklung.

Der besondere strategische Wert liegt in der Verbindung aus Service-Mehrwert, sicherem File Sharing, CRM-Datenaufbau und Marketing Automation. Dadurch entsteht eine Plattform, mit der der Hersteller Kunden besser verstehen, gezielter ansprechen und über Pull-Marketing-Maßnahmen wieder in den Handel führen kann.

Business Impact

Die Lösung liefert für den Werkzeughersteller operative, wirtschaftliche und vertriebliche Verbesserungen:

0-0%Weniger manueller Aufwand bei Registrierung, Nachweisprüfung und Zertifikatsbereitstellung
0-0%Schnellere Bearbeitung von Garantieverlängerungen durch automatisierte Upload-, Prüf- und Dokumentenprozesse
Weitere Vorteile
Deutlich geringere Fehlerquote durch strukturierte Formularerfassung und automatisierte Dokumentenprüfung
Höhere Datenqualität durch direkte Erfassung vollständiger Kontakt-, Produkt- und Kaufdaten
Deutlich weniger unsichere Dateiprozesse per E-Mail
Höhere Permission-Quote durch klaren Kundennutzen der Garantieverlängerung
Aufbau eines qualifizierten Endkundenbestands trotz indirektem Vertrieb
Zusätzliche Umsatzpotenziale durch Zubehör-, Service-, Ersatzgeräte- und Produktkampagnen
Stärkere Aktivierung des Handels durch gezielte Pull-Marketing-Kommunikation

Der wirtschaftliche Effekt entsteht nicht nur durch Effizienzgewinne in der Bearbeitung von Garantieverlängerungen. Entscheidend ist vor allem der Aufbau einer direkten, permissionbasierten Endkundenbeziehung. Aus einem rein administrativen Garantieprozess wird ein datenbasierter Einstieg in qualifizierte Kundenkommunikation, Produktberatung und vertriebsunterstützendes Cross- und Upselling.

Strategischer Mehrwert

Der Hersteller schafft mit der Lösung einen skalierbaren direkten Zugang zum professionellen Endkunden, ohne die Rolle des Handels zu schwächen. Die Garantieverlängerung wird zum digitalen Ankerpunkt für Datenerfassung, Permission-Aufbau und langfristige Kundenentwicklung.

Der besondere strategische Wert liegt in der Verbindung aus Service-Mehrwert, sicherem File Sharing, CRM-Datenaufbau und Marketing Automation. Dadurch entsteht eine Plattform, mit der der Hersteller Kunden besser verstehen, gezielter ansprechen und über Pull-Marketing-Maßnahmen wieder in den Handel führen kann.