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Kundenprojekt

Vernetzung von Partner-
portalen und Marketing Automation
zur automatisierten Kommunikation und Webinarsteuerung

Die Portale werden von reinen Informationsplattformen zu integrierten Kommunikationsbausteinen. Profil- und Interessensdaten fließen automatisiert in die Marketing Automation ein und ermöglichen personalisierte Push-Kommunikation, effizientere Webinarprozesse und ein professionelleres Nutzererlebnis ohne doppelte Datenhaltung.

BUSINESS CASE ANHÖREN
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Geschäftstätigkeit

Hier handelt es sich um einen großen Payment-Service-Provider, der Unternehmen Lösungen für bargeldloses Bezahlen im stationären Handel, online und mobil anbietet. Im Umfeld seiner Partner- und Händlerkommunikation betreibt er verschiedene Portale, über die Informationen, Services und Interaktionen für unterschiedliche Zielgruppen bereitgestellt werden. Dazu zählen insbesondere ein Partnerportal für die Partnerkommunikation sowie ein Fachportal im Umfeld der angeschlossenen Organisation und ihres Serviceumfelds.

„Mit der Anbindung unserer Portale an die Marketing Automation-Lösung konnten wir Kommunikation und Nutzerverwaltung deutlich intelligenter miteinander verzahnen. Besonders wertvoll ist für uns, dass wir Profil- und Interessensdaten direkt aus den Portalen nutzen können, ohne die Hoheit über die Nutzerführung abzugeben. Gleichzeitig haben wir mit der Automatisierung unserer Push-Kommunikation und Webinar-Prozesse manuelle Aufwände spürbar reduziert und die Skalierbarkeit unserer Partnerkommunikation deutlich erhöht.”

Leitung Digital Marketing

Projekt im Detail

Anwendung

Für das Unternehmen wurden zwei Portale mit einer Marketing Automation-Lösung verbunden: ein Partnerportal und ein weiteres Fachportal. In beiden Fällen werden Nutzer- und Profildaten aus den Portalen automatisiert an die Marketing Automation-Plattform übergeben – sowohl bei der Neuregistrierung als auch bei späteren Profilaktualisierungen.

Zusätzlich wurde im Fachportal das Webinar Management deutlich vereinfacht und automatisiert. Über eine individuelle Benutzeroberfläche können Mitarbeitende Webinar-Inhalte und Parameter zentral anlegen. Auf dieser Grundlage generiert der entergon Hub automatisch alle erforderlichen Marketing Automation-Elemente der Webinar-Journey – von Anmeldung über Reminder bis zum Follow-up.

Ausgangslage

Das Unternehmen betreibt zwei Portale mit unterschiedlichen Zielgruppen und Anwendungsfällen – ein Partnerportal als zentrale Plattform für Partnerkommunikation, Informationsbereitstellung und zielgruppenspezifische Inhalte im DACH-Raum (inklusive länderspezifischer Aussteuerung) sowie ein Fachportal im spezialisierten Banking-Umfeld der angeschlossenen Organisation und ihres Serviceumfelds.

Vor der Umsetzung bestanden mehrere Herausforderungen:

  • Nutzer- und Profildaten aus den Portalen waren nicht nahtlos mit der Marketing Automation-Lösung verbunden
  • Änderungen an Stammdaten und Interessenprofilen mussten technisch aufwendig oder nur eingeschränkt weiterverarbeitet werden
  • Push-Kommunikation zu neuen Portal-Inhalten war ohne integrierte Automatisierung nicht effizient skalierbar
  • Webinar-Kommunikation im Fachportal wurde bislang manuell organisiert
  • Für jedes Webinar mussten E-Mails wie Bestätigung, Reminder, Einwahldaten und Follow-up einzeln erstellt und koordiniert werden
  • Hoher manueller Aufwand und Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitenden

Besonders wichtig war, dass die Portalbetreiber die Hoheit über Formulare und Nutzerführung in den Portalen behalten wollten. Es sollten keine Marketing Automation-Formulare per Iframe eingebettet werden. Stattdessen sollte die Datenerfassung vollständig im Portal stattfinden und über Schnittstellen an die Marketing Automation-Lösung übertragen werden.

Lösung

Implementiert wurde eine integrierte Lösung zur Verbindung beider Portale mit der Marketing Automation-Plattform – in drei aufeinander aufbauenden Bausteinen.

1. API-basierte Synchronisation von Portal- und Profildaten

  • Übertragung von Stamm- und Qualifizierungsdaten aus den Portalen in die Marketing Automation-Lösung
  • Automatische Anlage von Profilen bei Neuregistrierung im Portal
  • Permanente Aktualisierung bei Änderungen über „Profil bearbeiten”
  • Übermittlung auch von Interessenskategorien
  • Keine Iframe-Einbindung von Marketing Automation-Formularen – vollständige Datenerfassung im Portal
  • Nutzung einer eindeutigen Marketing Automation-ID zur Identifikation des Nutzers

2. Automatisierte Push-Kommunikation aus den Portalen

  • Neue Inhalte / Artikel werden im Portal veröffentlicht
  • Relevante Inhalte und Tags werden an die Marketing Automation-Lösung übertragen
  • Dort wird automatisiert ein Mailing generiert
  • Versand einer Push-Mail mit Verlinkung auf den jeweiligen Portal-Artikel
  • Länder- und zielgruppenspezifische Aussteuerung auf Basis der Portal- und Interessendaten (DACH)

3. Automatisiertes Webinar-Management im Fachportal

  • Mitarbeitende pflegen Webinar-Parameter über eine individuelle Benutzeroberfläche
  • Der entergon Hub generiert automatisiert alle benötigten Marketing Automation-Objekte (Anmeldung, Bestätigung, Reminder, Versand von Einwahldaten, Follow-up)
  • Im Portal muss nur noch der jeweilige Anmeldelink hinterlegt werden
  • Durch die bekannte Marketing Automation-ID des eingeloggten Nutzers erfolgt die Anmeldung automatisiert
  • Formulare im Portal können auf Basis der vorhandenen Daten vorausgefüllt werden
  • Die Webinar-Reise startet ohne manuelle Zwischenschritte

Ergebnis ist eine integrierte Portal- und Kommunikationsarchitektur, in der Nutzerprofile, Interessen, Push-Kommunikation und Webinar-Journeys automatisiert zusammenspielen – ohne Medienbruch und ohne doppelte Datenhaltung in der Nutzerinteraktion.

Nutzen

Die Lösung schafft sowohl für das Unternehmen als auch für die beteiligten Teams deutliche operative und kommunikative Vorteile:

  • Zentrale Verbindung von Portalwelt und Marketing Automation
  • Automatisierte Synchronisation von Profil- und Interessendaten
  • Keine doppelte Formularlogik in Portal und Marketing Automation
  • Hoheit über die Nutzerführung bleibt vollständig im Portal
  • Personalisierte und zielgruppengenaue Push-Kommunikation zu neuen Inhalten
  • Automatisierte Erstellung kompletter Mailings bei neuen Artikeln
  • Länderspezifische und interessenbasierte Aussteuerung
  • Deutlich geringerer manueller Aufwand im Webinar-Management
  • Standardisierte, fehlerärmere Webinar-Journeys
  • Konsistente Nutzererfahrung durch vorausgefüllte Formulare und automatische Identifikation
Business Impact

Folgende Verbesserungen lassen sich aus dem integrierten Setup ableiten:

0-0%Weniger manueller Aufwand im Webinar-Management
0-0%Schnellere Push-Kommunikation bei neuen Portal-Inhalten
0-0%Weniger manuelle Zwischenschritte bei Profilanlage, Profilpflege und Interessensdaten-Nutzung
0-0%Geringerer Abstimmungs- und Fehleraufwand
Weitere Vorteile
2- bis 3-fach höhere Skalierbarkeit bei Push- und Webinar-Kommunikation bei gleicher Teamstruktur
10 bis 20 eingesparte Stunden pro Monat – ca. 120 bis 240 Stunden pro Jahr
Höhere Datenqualität durch saubere Profilsynchronisation und Interessens-Tracking
Erhalt der Datenhoheit in den Portalen ohne Iframe-Einbindungen
Strategischer Mehrwert

Das Unternehmen gewinnt eine integrierte Kommunikationsinfrastruktur, in der Portale nicht nur Informationsplattformen sind, sondern direkt mit automatisierter, personalisierter und regelbasierter Kommunikation verbunden werden. Dadurch entstehen effizientere Prozesse, bessere Datenqualität und ein deutlich professionelleres Nutzererlebnis.

Der besondere strategische Wert liegt in der Kombination aus API-Synchronisation, automatisierter Push-Kommunikation und vollautomatisiertem Webinar-Management: Aus zwei isolierten Portalen wird eine zusammenhängende digitale Kommunikationsplattform, die Partner- und Fachkommunikation deutlich skalierbarer macht.

Business Impact

Folgende Verbesserungen lassen sich aus dem integrierten Setup ableiten:

0-0%Weniger manueller Aufwand im Webinar-Management
0-0%Schnellere Push-Kommunikation bei neuen Portal-Inhalten
0-0%Weniger manuelle Zwischenschritte bei Profilanlage, Profilpflege und Interessensdaten-Nutzung
0-0%Geringerer Abstimmungs- und Fehleraufwand
Weitere Vorteile
2- bis 3-fach höhere Skalierbarkeit bei Push- und Webinar-Kommunikation bei gleicher Teamstruktur
10 bis 20 eingesparte Stunden pro Monat – ca. 120 bis 240 Stunden pro Jahr
Höhere Datenqualität durch saubere Profilsynchronisation und Interessens-Tracking
Erhalt der Datenhoheit in den Portalen ohne Iframe-Einbindungen

Strategischer Mehrwert

Das Unternehmen gewinnt eine integrierte Kommunikationsinfrastruktur, in der Portale nicht nur Informationsplattformen sind, sondern direkt mit automatisierter, personalisierter und regelbasierter Kommunikation verbunden werden. Dadurch entstehen effizientere Prozesse, bessere Datenqualität und ein deutlich professionelleres Nutzererlebnis.

Der besondere strategische Wert liegt in der Kombination aus API-Synchronisation, automatisierter Push-Kommunikation und vollautomatisiertem Webinar-Management: Aus zwei isolierten Portalen wird eine zusammenhängende digitale Kommunikationsplattform, die Partner- und Fachkommunikation deutlich skalierbarer macht.