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Kundenprojekt

Digitalisierung der Beratungsunterstützung
für Peer Counseling und Situationsanalyse

Mit der digitalen Beratungsunterstützung entsteht eine skalierbare Grundlage für einheitliche, nachvollziehbare und wirkungsorientierte Peer-Counseling-Prozesse. Die persönliche Beratung bleibt im Mittelpunkt, wird aber durch digitale Struktur, automatisierte Nachbereitung und transparente Auswertungen gezielt unterstützt.

BUSINESS CASE ANHÖREN
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Geschäftstätigkeit

Die Organisation ist Ansprechpartnerin für Betroffene, Angehörige und interessierte Personen. Im Mittelpunkt steht die Unterstützung von Betroffenen insbesondere in den ersten Monaten nach Eintritt einer Querschnittlähmung. Ein zentrales Element ist die Beratung von Betroffenen durch andere Betroffene im Sinne des Peer Counselings.

„Mit der digitalen Beratungsunterstützung können wir unsere Peer-Counseling-Gespräche strukturierter, persönlicher und effizienter durchführen. Besonders wertvoll sind für uns der dynamische Gesprächsleitfaden, die digitale Dokumentation, die automatisierte Feedback-Einholung und die Möglichkeit, Beratungsbedarfe in Echtzeit auszuwerten.”

Account Manager

Projekt im Detail

Anwendung

Für die Organisation wurde eine digitale Lösung zur Beratungsunterstützung umgesetzt. Die Lösung ersetzt die papierbasierte Situationsanalyse durch einen dynamischen digitalen Gesprächsleitfaden, der Beratende während des persönlichen Gesprächs strukturiert unterstützt.

Im Fokus steht eine bedienungsfreundliche Erfassung der individuellen Situation von Betroffenen. Der Gesprächsverlauf kann flexibel und situativ abgebildet werden, ohne dass Beratende den Fokus auf das persönliche Gespräch verlieren. Ergänzt wird die Lösung durch eine automatisierte Follow-up-Kommunikation per E-Mail, die Einholung von Feedback nach dem Beratungsgespräch sowie automatische Auswertungen der erfassten Beratungsdaten.

Damit entsteht ein durchgängiger digitaler Prozess von der Situationsanalyse über die Dokumentation bis hin zur Nachbereitung und Auswertung.

Ausgangslage

Vor der Digitalisierung erfolgte die Situationsanalyse im Rahmen der Beratung papierbasiert. Gerade bei dynamischen Beratungsgesprächen war diese Form der Erfassung bedienungsunfreundlich und erschwerte eine fokussierte Gesprächsführung. Beratende mussten Informationen während des Gesprächs manuell dokumentieren, Unterlagen anschließend ablegen und für spätere Auswertungen oder Folgegespräche wieder auffinden.

Die Archivierung erfolgte physisch in Ordnern. Dadurch war der Zugriff auf frühere Beratungsunterlagen zeitaufwendig und abhängig von sorgfältiger manueller Organisation. Gleichzeitig konnten wertvolle Erkenntnisse aus vergangenen Beratungen nur eingeschränkt für Folgeanalysen genutzt werden.

Hinzu kamen fehlende automatisierte Follow-up-Prozesse und ein hoher Aufwand für die manuelle Erstellung von Reportings. Dadurch blieben Potenziale für strukturierte Nachbereitung, Feedback-Einholung und datenbasierte Weiterentwicklung der Beratungsarbeit weitgehend ungenutzt.

Lösung

Für die Organisation wurde eine digitale Beratungsapplikation eingeführt, die den persönlichen Beratungsprozess methodisch unterstützt und gleichzeitig administrative Folgeprozesse vereinfacht.

Die zentralen Lösungsbestandteile:

  • Dynamischer digitaler Gesprächsleitfaden für die Situationsanalyse
  • Schnellere und situativere Erfassung während des persönlichen Gesprächs
  • Analyse und Ableitung des individuellen Beratungsbedarfs in der Applikation
  • Separate Bereiche für Betroffenengespräch und Berateradministration
  • Digitale Abbildung administrativer Themen wie Spesenabrechnung und Ehrenamtspauschale
  • Einholung der Einwilligungserklärung per In-App-Unterschrift
  • Automatisierte Follow-up-Kommunikation per E-Mail
  • Einholung von Feedback nach dem Beratungsgespräch
  • Automatische und permanente Bereitstellung von Live-Reportings
  • Datenausleitungen für die digitale Weiterverarbeitung der erfassten Informationen
Nutzen

Mit der digitalen Beratungsunterstützung kann die Organisation ihre Peer-Counseling-Prozesse deutlich strukturierter, effizienter und nachvollziehbarer durchführen. Beratende werden durch den dynamischen Gesprächsleitfaden unterstützt und können sich stärker auf die persönliche Situation der Betroffenen konzentrieren.

Die digitale Erfassung reduziert manuellen Aufwand, verbessert die Datenqualität und macht physische Ablagen weitgehend überflüssig. Gleichzeitig stehen Informationen schneller zur Verfügung und können für Folgegespräche, Auswertungen und organisatorische Entscheidungen genutzt werden.

Die konkreten Vorteile für die Organisation:

  • Deutlich einfachere Erfassung der Situationsanalyse im Beratungsgespräch
  • Bessere Gesprächsführung durch dynamischen Formularaufbau
  • Weniger Papier- und Ablageaufwand
  • Schnellerer Zugriff auf frühere Beratungsinformationen
  • Strukturierte Dokumentation aller relevanten Beratungsschritte
  • Automatisierte Follow-up-Kommunikation und Feedback-Einholung
  • Geringerer Aufwand für Reporting und Auswertungen
  • Bessere Vorbereitung fokussierter Folgegespräche
  • Höhere Transparenz über Beratungsbedarfe und wiederkehrende Themen
  • Mehr Zeit für die direkte Unterstützung der Betroffenen
Business Impact

Die digitale Beratungsunterstützung liefert für die Organisation sowohl operative als auch qualitative Verbesserungen:

0-0%Weniger administrativer Aufwand bei Dokumentation, Ablage und Nachbereitung
0-0%Schnellere Erfassung der Situationsanalyse durch dynamische digitale Formulare
0-0%Weniger Aufwand bei Auswertungen und Folgeanalysen durch automatisch bereitgestellte Reportings
Weitere Vorteile
Deutlich geringere Fehlerquote durch strukturierte digitale Erfassung statt manueller Papierdokumentation
Schnellerer Zugriff auf frühere Beratungsinformationen und relevante Gesprächshistorien
Höhere Qualität in Folgegesprächen durch bessere Vorbereitung und verfügbare Daten
Bessere Nachvollziehbarkeit von Beratungsbedarfen, Gesprächsergebnissen und Feedback
Spürbare Entlastung der Peer Counselor bei administrativen Tätigkeiten

Der wirtschaftliche Effekt entsteht vor allem durch weniger manuelle Nacharbeit, geringeren Ablage- und Suchaufwand sowie automatisierte Auswertungen. Gleichzeitig verbessert sich die Beratungsqualität, weil Informationen strukturierter erfasst, schneller genutzt und gezielter für weitere Unterstützung eingesetzt werden können.

Strategischer Mehrwert

Die Organisation erhält mit der digitalen Beratungsunterstützung eine skalierbare Grundlage für einheitliche, nachvollziehbare und wirkungsorientierte Peer-Counseling-Prozesse. Die persönliche Beratung bleibt im Mittelpunkt, wird aber durch digitale Struktur, automatisierte Nachbereitung und transparente Auswertungen gezielt unterstützt.

Der besondere strategische Wert liegt darin, dass Beratungsbedarfe, Feedback und wiederkehrende Themen systematisch sichtbar werden. Dadurch kann die Organisation ihre Angebote besser weiterentwickeln, Wirkung nachvollziehbarer darstellen und ihre Rolle als zentrale Anlaufstelle für Menschen mit Querschnittlähmung langfristig stärken.

Business Impact

Die digitale Beratungsunterstützung liefert für die Organisation sowohl operative als auch qualitative Verbesserungen:

0-0%Weniger administrativer Aufwand bei Dokumentation, Ablage und Nachbereitung
0-0%Schnellere Erfassung der Situationsanalyse durch dynamische digitale Formulare
0-0%Weniger Aufwand bei Auswertungen und Folgeanalysen durch automatisch bereitgestellte Reportings
Weitere Vorteile
Deutlich geringere Fehlerquote durch strukturierte digitale Erfassung statt manueller Papierdokumentation
Schnellerer Zugriff auf frühere Beratungsinformationen und relevante Gesprächshistorien
Höhere Qualität in Folgegesprächen durch bessere Vorbereitung und verfügbare Daten
Bessere Nachvollziehbarkeit von Beratungsbedarfen, Gesprächsergebnissen und Feedback
Spürbare Entlastung der Peer Counselor bei administrativen Tätigkeiten

Der wirtschaftliche Effekt entsteht vor allem durch weniger manuelle Nacharbeit, geringeren Ablage- und Suchaufwand sowie automatisierte Auswertungen. Gleichzeitig verbessert sich die Beratungsqualität, weil Informationen strukturierter erfasst, schneller genutzt und gezielter für weitere Unterstützung eingesetzt werden können.

Strategischer Mehrwert

Die Organisation erhält mit der digitalen Beratungsunterstützung eine skalierbare Grundlage für einheitliche, nachvollziehbare und wirkungsorientierte Peer-Counseling-Prozesse. Die persönliche Beratung bleibt im Mittelpunkt, wird aber durch digitale Struktur, automatisierte Nachbereitung und transparente Auswertungen gezielt unterstützt.

Der besondere strategische Wert liegt darin, dass Beratungsbedarfe, Feedback und wiederkehrende Themen systematisch sichtbar werden. Dadurch kann die Organisation ihre Angebote besser weiterentwickeln, Wirkung nachvollziehbarer darstellen und ihre Rolle als zentrale Anlaufstelle für Menschen mit Querschnittlähmung langfristig stärken.