Von der Messe App zur mobilen
Sales- und Service-Plattform

Für den Kunden wurde über mehrere Entwicklungsstufen hinweg eine mobile App-Lösung aufgebaut. In der ersten Phase stand eine reine Messe App im Mittelpunkt. Sie unterstützte über mehrere Jahre die digitale Erfassung von Messeleads, stellte relevante Vertriebsinhalte bereit und ermöglichte Kundenzufriedenheitsbefragungen.

Später wurde diese Messe App zu einer weiterführenden Sales App ausgebaut. Ziel war es, die mobile Lösung nicht mehr nur punktuell auf Messen einzusetzen, sondern als tägliches Arbeitswerkzeug für Vertrieb, Service und projektbezogene Kundenkommunikation nutzbar zu machen.

Die erweiterte Sales App unterstützt heute mehrere zentrale Szenarien: Messeleaderfassung, Content-Bereich, Kundenzufriedenheitsumfrage, mobiler Besuchsbericht, Projektierungsanfrage, vorgefertigte E-Mail-Kampagnen mit Terminvereinbarung, Service-Tickets, digitale Serviceberichte und Angebotskonfiguration. Damit entwickelte sich die Lösung von einer Event-Anwendung zu einer integrierten mobilen Vertriebs-, Service- und Projektplattform.

Vor der ersten Umsetzung wurden Messekontakte, Gesprächsnotizen und Kundeninteressen häufig manuell erfasst. Leads wurden auf Papierbögen dokumentiert, nach der Messe übertragen, verteilt und teilweise mit Verzögerung nachbearbeitet. Wichtige Gesprächsinformationen gingen dabei leicht verloren oder wurden uneinheitlich erfasst.

Die Messe App löste zunächst dieses Problem. Sie digitalisierte die Lead-Erfassung am Messestand, strukturierte die Gesprächsdokumentation und stellte Inhalte direkt mobil zur Verfügung. Mit der Zeit zeigte sich jedoch, dass vergleichbare Anforderungen nicht nur auf Messen bestanden. Auch im Außendienst, im Projektgeschäft und im Service fehlten durchgängige mobile Prozesse.

Besuchsberichte wurden uneinheitlich oder zeitversetzt dokumentiert. Kunden- und Ansprechpartnerdaten waren mobil nicht immer strukturiert verfügbar. Ein vollständiges CRM-System war zu diesem Zeitpunkt noch nicht eingeführt. Projektanforderungen wurden teilweise unstrukturiert aufgenommen und mussten intern nachbearbeitet werden. E-Mail-Nachfassaktionen, Terminvereinbarungen und Servicefälle waren stark von individuellen Arbeitsweisen abhängig.

Die zentrale Herausforderung bestand darin, die vorhandene Messe App sinnvoll weiterzuentwickeln: weg von einer reinen Event-Lösung hin zu einer mobilen Arbeitsplattform für Vertrieb, Service und Projektanbahnung.

Für den Kunden wurde die bestehende Messe App schrittweise zu einer umfassenderen Sales App erweitert. Bereits etablierte Elemente wie Messelead-Erfassung, Content-Bereich und Kundenzufriedenheitsbefragung wurden übernommen und um neue Module ergänzt.

Da zunächst noch kein vollständiges CRM-System verfügbar war, wurden aktive Kunden und Ansprechpartner in die App eingespielt. Der Außendienst konnte dadurch mobil auf relevante Daten zugreifen und neue Informationen strukturiert erfassen. So entstand eine pragmatische Übergangslösung, die später an CRM-Prozesse anschlussfähig blieb.

Messeleaderfassung und Content

Die bestehende Messe App wurde weiterhin für die digitale Erfassung von Messeleads genutzt. Kontakte, Gesprächsinhalte, Interessen, Produktbezüge und gewünschte Folgeaktionen konnten direkt am Stand aufgenommen werden.

Gerade im Maschinen- und Anlagenbau sind Messegespräche häufig technisch anspruchsvoll. Neben Kontaktdaten müssen Anwendungen, Produktionsumgebungen, Investitionszeiträume, Servicebedarfe oder konkrete Projektansätze dokumentiert werden. Die digitale Lead-Erfassung sorgte dafür, dass diese Informationen vollständiger aufgenommen und schneller intern weiterverarbeitet werden konnten.

Der Content-Bereich stellte ergänzend Vertriebs- und Marketingunterlagen zentral bereit, etwa Videos, Broschüren, technische Informationen, Messeeinladungen und weitere digitale Materialien. Vertriebsmitarbeitende konnten im Gespräch passende Inhalte zeigen und sicherer mit aktuellen, freigegebenen Unterlagen arbeiten.

Kundenzufriedenheitsumfrage

Die App wurde auch für Kundenzufriedenheitsbefragungen eingesetzt. Feedback konnte strukturiert erfasst und für interne Auswertungen bereitgestellt werden. Damit wurde die Lösung nicht nur als Lead-Tool, sondern auch als Instrument für Kundenfeedback und Qualitätsmanagement genutzt.

Mobiler Besuchsbericht

Mit der Sales App wurde ein mobiler Besuchsbericht eingeführt. Vertriebsmitarbeitende konnten Kundentermine direkt in der App dokumentieren. Erfasst wurden Gesprächsanlass, Gesprächsinhalte, Interessen, offene Punkte, Folgeaktionen und interne Hinweise. Auch technische Bedarfe, potenzielle Investitionsvorhaben, Modernisierungsinteressen oder Servicehinweise konnten unmittelbar dokumentiert werden.

Projektierungsanfrage

Für projektbezogene Anfragen wurde ein eigener Prozess umgesetzt. Vertriebsmitarbeitende konnten Anforderungen des Kunden direkt im Gespräch aufnehmen und strukturiert an das interne Projektmanagement übergeben.

Erfasst wurden unter anderem Anwendungskontext, Branche, Maschinentyp, Verpackungsaufgabe, Produktionsumgebung, technische Anforderungen, Projektziel, Zeithorizont, Automatisierungsgrad, Linienintegration und nächste Schritte. Das interne Projektmanagement konnte daraus eine Projekt-Roadmap, technische Vorprüfung oder weitere Klärungsschritte ableiten.

E-Mail-Kampagnen und Terminvereinbarung

Ein weiterer Baustein waren vorgefertigte E-Mail-Kampagnen. Vertriebsmitarbeitende konnten aus definierten Anlässen, Textbausteinen und optionalen individuellen Einleitungstexten wählen. So konnten nach Gesprächen oder Messeinteraktionen schnell passende E-Mails mit Informationen, Unterlagen, Einladungen oder Terminangeboten versendet werden.

Ergänzend wurde eine Terminierungslogik über Microsoft Bookings integriert. Grundsätzlich wären auch andere Terminbuchungstools möglich gewesen. Der Vertrieb konnte eine Person auswählen, eine Terminanfrage auslösen und der Kontakt konnte anschließend direkt im Kalender des Vertrieblers einen passenden Termin buchen. Dadurch wurden manuelle Abstimmungsschleifen deutlich reduziert.

Service-Ticket, Servicebericht und Konfigurator

Für Servicefälle wurde ein Formular zur strukturierten Erfassung von Service-Tickets umgesetzt. Vertriebsmitarbeitende konnten einen Servicefall aufnehmen und direkt an die zuständige Service-Mannschaft weiterleiten.

Über Rechte- und Rollenlogiken konnte auch der Servicetechniker die App nutzen, auf relevante Firmen- und Personendaten zugreifen, Serviceinformationen digital erfassen und den Servicebericht intern weiterleiten.

Ein Angebotskonfigurator unterstützte zusätzlich die strukturierte Vorbereitung von Angeboten und Projektanfragen. Vertriebsmitarbeitende konnten relevante Parameter, Anforderungen und Auswahloptionen entlang eines geführten Prozesses erfassen. Dadurch wurden Angebotsinformationen vollständiger und standardisierter intern bereitgestellt.

Ergebnis

Der Kunde verfügt heute über eine deutlich erweiterte mobile Plattform, die aus einer ursprünglich reinen Messe App hervorgegangen ist. Die Lösung unterstützt nicht mehr nur die Erfassung von Messeleads, sondern bildet zentrale Vertriebs-, Service- und Projektprozesse mobil ab.

Die wichtigsten Ergebnisse:

• Digitale Messeleaderfassung statt papierbasierter Kontaktbögen
• Zentraler Content-Bereich für Vertriebsunterlagen
• Mobile Kundenzufriedenheitsbefragungen
• Strukturierte Besuchsberichte für den Außendienst
• Mobile Bereitstellung aktiver Kunden und Ansprechpartner
• Strukturierte Projektierungsanfragen für interne Folgeprozesse
• Vorgefertigte E-Mail-Kampagnen mit Textbausteinen
• Terminvereinbarung über Microsoft Bookings
• Digitale Service-Tickets und Serviceberichte
• Rollenbasierte Nutzung durch Vertrieb und Service
• Angebotskonfigurator zur besseren Vorqualifizierung
• Exportmöglichkeiten als Übergangslösung vor CRM-Einführung

Mit der Sales App konnte der Kunde seine mobilen Vertriebs- und Serviceprozesse deutlich professionalisieren. Der zentrale Nutzen liegt in der Standardisierung und Digitalisierung wiederkehrender Außendienst-, Messe-, Service- und Projektprozesse.

Die konkreten Vorteile:

• Weniger manuelle Erfassung und Nachpflege von Messeleads
• Schnellere Nachbearbeitung von Messe- und Kundengesprächen
• Höhere Datenqualität durch strukturierte Formulare
• Bessere Gesprächsvorbereitung durch mobile Kundendaten
• Einheitlichere Besuchsdokumentation im Außendienst
• Schnellere interne Übergabe von Projektierungsanfragen
• Bessere Zusammenarbeit zwischen Vertrieb, Projektmanagement und Service
• Konsistentere Kundenkommunikation durch Textbausteine
• Weniger Aufwand bei Terminabstimmungen
• Schnellere Erfassung und Weiterleitung von Servicefällen
• Bessere Transparenz über Kundenkontakte, Projektanfragen und Folgeaktionen

Besonders wertvoll war die evolutionäre Weiterentwicklung. Die etablierte Messe App musste nicht abgelöst werden, sondern wurde Schritt für Schritt zu einer umfassenderen mobilen Arbeitsplattform erweitert.