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Kundenprojekt

Digitalisierung und Automatisierung von
Störungsmeldungen in der Partnerbetreuung

Die Lösung macht aus einem manuellen Excel- und Outlook-Prozess eine standardisierte Plattform für schnelle, zielgerichtete und nachvollziehbare Störungsmeldungen. Empfängergruppen, Textbausteine, Versand und Dokumentation werden zentral gesteuert für kürzere Reaktionszeiten,
höhere Zustellqualität und professionellere Partnerkommunikation.

BUSINESS CASE ANHÖREN
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Geschäftstätigkeit

Das Unternehmen ist im deutschsprachigen Raum tätig. Im Umfeld seiner Partner- und Händlerkommunikation betreibt es verschiedene Portale, über die Informationen, Services und Interaktionen für unterschiedliche Zielgruppen bereitgestellt werden. Dazu zählen insbesondere ein Partnerportal für die Partnerkommunikation, sowie ein Fachportal im Umfeld der angeschlossenen Organisation und ihres Serviceumfelds.

„Mit der neuen Lösung haben wir einen bislang manuellen und zeitkritischen Prozess deutlich professionalisiert. Störungsmeldungen lassen sich heute schneller, zielgerichteter und in einer deutlich höheren Qualität ausspielen. Besonders wertvoll ist für uns, dass wir die relevanten Empfängergruppen strukturiert steuern, den Versand sauber dokumentieren und gleichzeitig die Zustellbarkeit nachhaltig verbessern konnten."

Leitung Digital

Projekt im Detail

Anwendung

Für eine interne Serviceabteilung des Unternehmens wurde eine individuelle Benutzeroberfläche entwickelt, die an eine Marketing Automation-Lösung angebunden ist. Über diese Plattform können Störungsmeldungen strukturiert erstellt, zielgruppengenau versendet und revisionssicher dokumentiert werden. Die Lösung unterstützt die Partnerbetreuung dabei, im Störungsfall deutlich schneller und professioneller zu kommunizieren.

Ausgangslage

Vor Einführung der Lösung wurde der Versand von Störungsmeldungen weitgehend manuell über Excel und Outlook organisiert. Im Störungsfall mussten passende Empfängergruppen aus einer Excel-Liste mit über 100 Zeilen identifiziert, Inhalte manuell zusammengestellt, Texte per Copy-and-paste in Outlook übernommen und der Versand sowie die Nachvollziehbarkeit manuell sichergestellt werden.

Dieser Prozess war:

  • Zeitaufwendig
  • Fehleranfällig
  • Unübersichtlich
  • Abhängig von manuellem Wissen und individueller Routine

Für den Versand einer Störungsmeldung wurden häufig 20 bis 30 Minuten benötigt, obwohl die Information idealerweise innerhalb von 5 Minuten bei den relevanten Empfängern vorliegen sollte.

Lösung

Implementierung einer individuellen Plattform als zentrale Steuerungs- und Versandlösung für Störungsmeldungen:

  • Geführte Erstellung und Aussteuerung von Störungsmeldungen über eine individuelle Benutzeroberfläche
  • Anbindung einer Marketing Automation-Lösung für professionellen und skalierbaren E-Mail-Versand
  • Auswahl definierter Zielgruppen direkt in der Anwendung
  • Nutzung vorbereiteter Textbausteine
  • Dokumentation aller versendeten Meldungen
  • Verwaltung von Profilen und Empfängergruppen
  • Funktionen für Herunterladen und Abmelden von Zielgruppen
  • Rechte- und Rollenkonzept für unterschiedliche Nutzergruppen
  • Nutzung auch ohne direkte Arbeit im Marketing Automation-Tool

Ergebnis: ein standardisierter, deutlich beschleunigter und professionell steuerbarer End-to-End-Prozess für die Kommunikation im Störungsfall.

Nutzen

Mit der neuen Plattform konnte ein zuvor manueller und zeitkritisch betriebener Prozess konsolidiert und automatisiert werden. Die Partnerbetreuung kann Störungsmeldungen heute deutlich schneller, zielgerichteter und in höherer Qualität ausspielen.

  • Schnellere Reaktion im Störungsfall – Versand innerhalb von 5 Minuten
  • Deutliche Reduktion manueller Prozessschritte
  • Höhere Zustellbarkeit der E-Mails
  • Geringeres Risiko von Blacklisting
  • Nachvollziehbare Dokumentation aller versendeten Meldungen
  • Professionelleres Erscheinungsbild der Kommunikation
  • Entlastung der beteiligten Service- und Support-Teams
  • Freisetzung von Kapazitäten für operative Steuerung und Partnerbetreuung
Business Impact

Durch die Standardisierung und Automatisierung des Prozesses ergibt sich eine deutliche Zeitersparnis je Meldung sowie eine operative Entlastung über das Jahr hinweg:

0-0%Prozessbeschleunigung je Störungsmeldung gegenüber dem bisherigen manuellen Versand
0-0MinZeitersparnis pro Meldung gegenüber 20 bis 30 Minuten manuellem Aufwand
0-0h/JOperative Entlastung pro Jahr – bei höherem Versandvolumen entsprechend mehr
Weitere Vorteile
Beschleunigung eines bislang manuellen Störungsmeldungs-Prozesses
Höhere Zustellbarkeit und geringeres Blacklisting-Risiko
Revisionssichere Dokumentation aller versendeten Meldungen
Entlastung der Service- und Support-Teams für höherwertige Aufgaben
Reduzierte Abhängigkeit von manuellen Workarounds in Excel und Outlook

Zusätzlich profitiert das Unternehmen von einer deutlich schnelleren Reaktion im Störungsfall, höherer Prozesssicherheit und einer professionelleren, nachvollziehbaren Partnerkommunikation.

Strategischer Mehrwert

Das Unternehmen ersetzt einen kritischen, aber zuvor unstrukturierten Kommunikationsprozess durch eine zentrale, sauber dokumentierte Lösung. Damit entsteht nicht nur Geschwindigkeit, sondern auch Prozesssicherheit, Transparenz und ein deutlich professionelleres Bild gegenüber Partnern.

Der besondere strategische Wert liegt in der Verbindung aus eigener Benutzeroberfläche und integrierter Marketing Automation: Fachanwender steuern den Versand direkt aus ihrem operativen Kontext, ohne Marketing-Tools bedienen zu müssen. Die Plattform wird damit zum Standard-Werkzeug der Partnerkommunikation im Störungsfall.

Business Impact

Durch die Standardisierung und Automatisierung des Prozesses ergibt sich eine deutliche Zeitersparnis je Meldung sowie eine operative Entlastung über das Jahr hinweg:

0-0%Prozessbeschleunigung je Störungsmeldung gegenüber dem bisherigen manuellen Versand
0-0MinZeitersparnis pro Meldung gegenüber 20 bis 30 Minuten manuellem Aufwand
0-0h/JOperative Entlastung pro Jahr – bei höherem Versandvolumen entsprechend mehr
Weitere Vorteile
Beschleunigung eines bislang manuellen Störungsmeldungs-Prozesses
Höhere Zustellbarkeit und geringeres Blacklisting-Risiko
Revisionssichere Dokumentation aller versendeten Meldungen
Entlastung der Service- und Support-Teams für höherwertige Aufgaben
Reduzierte Abhängigkeit von manuellen Workarounds in Excel und Outlook

Zusätzlich profitiert das Unternehmen von einer deutlich schnelleren Reaktion im Störungsfall, höherer Prozesssicherheit und einer professionelleren, nachvollziehbaren Partnerkommunikation.

Strategischer Mehrwert

Das Unternehmen ersetzt einen kritischen, aber zuvor unstrukturierten Kommunikationsprozess durch eine zentrale, sauber dokumentierte Lösung. Damit entsteht nicht nur Geschwindigkeit, sondern auch Prozesssicherheit, Transparenz und ein deutlich professionelleres Bild gegenüber Partnern.

Der besondere strategische Wert liegt in der Verbindung aus eigener Benutzeroberfläche und integrierter Marketing Automation: Fachanwender steuern den Versand direkt aus ihrem operativen Kontext, ohne Marketing-Tools bedienen zu müssen. Die Plattform wird damit zum Standard-Werkzeug der Partnerkommunikation im Störungsfall.