Globaler Standard für Messelead-Erfassung
über Business Groups hinweg

Für Unternehmen wurde eine globale Messe-App zur digitalen Lead-Erfassung etabliert. Die Lösung wird heute konzernweit in drei Business Groups eingesetzt. Sie unterstützt Vertrieb, Marketing und Event-Teams bei der strukturierten Erfassung, Qualifizierung und Weitergabe von Leads auf internationalen Messen und Kongressen.

Die App bildet den Lead-Erfassungsprozess direkt am Messestand digital ab: Kontaktdaten können per CRM-Bestandskundensuche, Visitenkartenscan, Badge-Scan oder manueller Eingabe erfasst, mit Qualifizierungsinformationen angereichert und anschließend über die bestehende Systemlandschaft weiterverarbeitet werden. Die Daten fließen in die Marketing Automation-Lösung und von dort in das CRM.

Aus einer ursprünglich projektbezogenen Lösung ist über die Jahre ein global etablierter Standard für die Messe- und Kongresskommunikation bei Unternehmen entstanden.

Vor Einführung der Messe-App erfolgte die Lead-Erfassung auf Messen und Kongressen komplett papierbasiert. Zudem waren die Prozesse dezentral organisiert und durch Insellösungen geprägt. Kontakte wurden handschriftlich oder über Visitenkarten gesammelt und anschließend manuell in nachgelagerte Systeme übertragen. Dieser Prozess war zeitaufwendig, fehleranfällig und schwer zu standardisieren.

Insbesondere bei internationalen Messen mit hoher Besucherfrequenz entstanden dadurch mehrere Herausforderungen:

• Manuelle Nacherfassung von Papierformularen und Visitenkarten
• Verzögerte Weitergabe von Leads an Marketing und Vertrieb
• Erhöhtes Risiko von Eingabefehlern und Dubletten
• Unterschiedliche Erfassungsprozesse je Business Group, Land oder Veranstaltung
• Eingeschränkte Vergleichbarkeit von Messeergebnissen
• Hoher Aufwand für die Nachbereitung und das Follow-up
• Uneinheitliche Datenqualität in Marketing Automation und CRM

Das Unternehmen benötigte deshalb eine Lösung, die weltweit einsetzbar ist, unterschiedliche Business-Group-Anforderungen abbildet und gleichzeitig einen standardisierten Prozess für Lead-Erfassung, Qualifizierung und Weiterverarbeitung schafft.

Gemeinsam mit entergon wurde eine digitale Messe-App eingeführt, die den Lead-Prozess von der Erfassung am Messestand bis zur Übergabe in die nachgelagerten Systeme unterstützt.

Die Einführung begann bereits im Jahr 2015 mit der damaligen e1.Mobile und wurde später auf die noch heute bestehende entergon-Suite migriert. Über die Jahre wurde die Lösung kontinuierlich erweitert, standardisiert und an die Anforderungen der verschiedenen Business Groups angepasst.

Kern der Lösung ist ein global nutzbarer Lead-Erfassungsprozess:

• Digitale Erfassung von Kontakten auf Messen, Kongressen und Roadshows
• Standardisierte Formulare für unterschiedliche Business Groups und Veranstaltungstypen
• Qualifizierung von Leads direkt im Gespräch
• Visitenkartenscan per OCR zur schnelleren Stammdatenerfassung
• Scan der Messe-Badges insbesondere im US-Markt über angebundene Registrierungssysteme
• Übergabe der Daten an die Marketing Automation-Lösung, von hier aus Weitergabe an das CRM
• Dubletten-Erkennung und Anreicherung bestehender Kontakte
• Reporting über das entergon-Suite-Backend
• Rollen- und Rechtemodell für komplexe Organisationsstrukturen
• Mehrsprachige Nutzung mit pragmatischer Fokussierung auf zentrale Sprachen

Ein wichtiger Bestandteil ist die standardisierte Datenlogik. Bestehende Stammdaten werden im CRM nicht unkontrolliert überschrieben. Stattdessen werden neue Qualifizierungsinformationen in dafür vorgesehenen Feldern ergänzt. Dadurch bleiben bestehende Kontaktprofile stabil, während neue Messeinformationen sauber angereichert werden können.

Ein weiterer Meilenstein ist die CRM-Suche, die 2026 eingeführt bzw. ausgerollt wurde. Während die vorherige Suche über die Marketing Automation-Lösung technisch eingeschränkt war, etwa bei Suchlogik und Feldzugriff, ermöglicht die CRM-Suche nun eine deutlich breitere CRM-weite Recherche. Damit wird die App für Nutzerinnen und Nutzer im Messekontext noch leistungsfähiger, insbesondere bei der schnellen Identifikation bestehender Kontakte.

Die Messe-App hat bei Unternehmen einen ehemals papierbasierten und manuell geprägten Prozess in einen digitalen, standardisierten und global skalierbaren Lead-Prozess überführt.

Für die Event- und Vertriebsteams bedeutet das vor allem: weniger manuelle Nacharbeit, schnellere Datenverfügbarkeit, bessere Datenqualität und ein professionelleres Kundenerlebnis direkt am Messestand.

Die wichtigsten Vorteile für Unternehmen:

• Wegfall papierbasierter Lead-Erfassung
• Deutlich weniger manuelle Nacherfassung nach Veranstaltungen
• Schnellere Übergabe von Leads an Marketing Automation und CRM
• Höhere Datenqualität durch standardisierte Felder und Dubletten-Erkennung
• Einheitlicher globaler Prozess über Business Groups und Länder hinweg
• Bessere Vergleichbarkeit wiederkehrender Messen und Kongresse
• Schnellere Follow-up-Kommunikation durch automatisierte Dankes-E-Mails
• E-Mail-basierter Follow-Up-Versand mit verlinkten Broschüren und Informationsmaterialien direkt nach der Erfassung
• Moderne, professionelle Customer Experience am Messestand
• Höhere Effizienz bei großen internationalen Veranstaltungen
• Flexible Erweiterbarkeit für Sonderprozesse wie Roadshows oder Showrooms

Besonders wertvoll ist die Kombination aus Standardisierung und Flexibilität. Das Unternehmen kann globale Prozesse vereinheitlichen, ohne die Unterschiede einzelner Business Groups vollständig zu nivellieren. Während eine Business Group beispielsweise mit einer größeren Anzahl an Templates arbeitet, kommen andere Bereiche mit wenigen Standardformularen aus. Die Plattform unterstützt beide Szenarien innerhalb eines gemeinsamen Rahmens.