Vom Messekontakt zur Opportunity
in 24 Stunden

Für den Maschinenbauer wurde eine integrierte Messe App umgesetzt, die digitale Lead-Erfassung, CRM-Anbindung, Multimedia-Unterstützung, Standorganisation und automatisierte Follow-up-Kommunikation in einem durchgängigen Prozess verbindet.

Der Kunde nutzt die App auf internationalen Fachmessen, um spartenbezogene Gesprächsformulare in mehreren Sprachvarianten einzusetzen. Dadurch können Messegespräche strukturiert, einheitlich und dennoch passend zum jeweiligen Produktbereich dokumentiert werden. Ergänzend kommt ein Multimedia-Bereich zum Einsatz, über den Produktbroschüren, Videos und weitere vertriebsunterstützende Inhalte direkt im Gespräch verfügbar sind.

Ein weiterer Bestandteil ist das Communication Center. Darüber können sich Mitarbeitende am Messestand in der App an- und abmelden. Der Infopoint erhält dadurch jederzeit einen aktuellen Überblick darüber, welche Personen am Stand verfügbar sind und welche Ansprechpartner für bestimmte Themen, Sparten oder Gespräche herangezogen werden können.

Die Messe App ist live an das CRM angebunden. Da ein erheblicher Anteil der Messebesucher bereits als Bestandskontakt im CRM vorhanden ist, können vorhandene Kundendaten direkt im Gespräch genutzt und aktualisiert werden. Gleichzeitig werden neue Leads strukturiert erfasst und unmittelbar für die Weiterverarbeitung vorbereitet.

Zusätzlich ist die App direkt mit der Marketing Automation-Suite verbunden. Follow-up-Kommunikation kann dadurch auf Basis des Messegesprächs, der erfassten Interessen und der Leadbewertung automatisiert ausgespielt werden – im Namen des App-Erfassers oder des im CRM zugewiesenen Account Managers.

Ziel war es, Messekontakte nicht erst nach manueller Nachbearbeitung zu qualifizieren, sondern bereits innerhalb von 24 Stunden nach dem Gespräch in einen verwertbaren Leadstatus, eine passende Kommunikationsstrecke oder eine konkrete Opportunity zu überführen.

Vor Einführung der integrierten Messe App war die Messelead-Bearbeitung stark von manuellen Zwischenschritten geprägt. Kontakte wurden teilweise auf Papier, in Excel-Listen oder in isolierten Formularen erfasst. Eine strukturierte Bewertung des Gesprächs, die direkte Zuordnung zu Produktinteressen oder die automatische Weitergabe an Vertrieb und Marketing waren nur eingeschränkt möglich.

Besonders herausfordernd war, dass viele Messebesucher bereits Bestandskontakte waren. Ohne Live-Zugriff auf CRM-Daten bestand das Risiko, Dubletten anzulegen, bestehende Kundenbeziehungen nicht zu erkennen oder Gesprächsinformationen nicht sauber dem richtigen Account zuzuordnen. Gleichzeitig sollten Neukontakte schnell qualifiziert und in die passende Weiterverarbeitung überführt werden.

Auch die Nachbereitung der Messe war mit hohem Aufwand verbunden. Follow-ups mussten häufig manuell erstellt, Empfänger geprüft, Account Manager zugeordnet und Inhalte individuell zusammengestellt werden. Dadurch verzögerte sich die Ansprache potenzieller Kunden oft um mehrere Tage. In dieser Zeit konnten Gesprächsrelevanz, Kaufinteresse und Momentum verloren gehen.

Zusätzlich bestand der Anspruch, Messegespräche differenzierter zu bewerten. Nicht jeder Kontakt sollte automatisch an den Vertrieb übergeben werden. Niedrig bewertete Leads sollten zunächst in passende Lead-Nurturing- oder Qualifizierungskampagnen überführt werden. Kontakte mit hoher Relevanz sollten hingegen unmittelbar im CRM sichtbar sein, an die richtigen Verantwortlichen geroutet und bei Bedarf automatisch als Opportunity angelegt werden.

Die Herausforderung bestand somit darin, aus einem klassischen Messelead-Prozess einen durchgängigen Lead-to-Opportunity-Prozess zu machen – mit sauberer Datenerfassung, CRM-Abgleich, automatisierter Bewertung, personalisierter Kommunikation und klarer Zuständigkeit im Vertrieb.

Für den Maschinenbauer wurde eine integrierte Messe App-Lösung aufgebaut, die Messegespräch, CRM, Marketing Automation und Lead-Routing eng miteinander verbindet.

Die Lösung umfasst folgende zentrale Bestandteile:

Spartenbezogene digitale Formulare

Für unterschiedliche Produktbereiche und Geschäftsbereiche wurden eigene Gesprächsformulare angelegt. Diese stehen in mehreren Sprachvarianten zur Verfügung und ermöglichen eine strukturierte Erfassung von Interessen, Anforderungen, Projektstatus, Investitionszeitraum, Priorität und Gesprächsergebnis.

Live-Anbindung an das CRM

Die App greift während des Messegesprächs live auf CRM-Kontakte zu. Bestehende Kontakte können gefunden, ausgewählt und aktualisiert werden. Neue Leads werden strukturiert angelegt. Dadurch wird vermieden, dass Bestandskontakte doppelt erfasst oder relevante Account-Informationen übersehen werden.

Multimedia-Bereich für Beratungsgespräche

Produktbroschüren, Videos und weitere Inhalte stehen direkt in der App zur Verfügung. Vertriebs- und Messeteams können dadurch im Gespräch gezielt passende Materialien zeigen und diese später als Grundlage für die Follow-up-Kommunikation verwenden.

Communication Center für Standorganisation

Über das Communication Center melden sich Mitarbeitende in der App an und ab. Der Infopoint sieht jederzeit, welche Ansprechpartner am Stand verfügbar sind. Dadurch lassen sich Gespräche schneller an die passenden Experten, Spartenverantwortlichen oder Account Manager weiterleiten.

Direkte Anbindung an Marketing Automation

Die erfassten Gesprächsinformationen werden an die Marketing Automation-Suite übergeben. Dadurch können automatisierte Follow-ups auf Basis von Produktinteresse, Sprache, Branche, Leadstatus, Ansprechpartner und Gesprächskontext ausgelöst werden.

Personalisierte Follow-up-Kommunikation

Follow-up-Mails werden bedürfnisorientiert ausgespielt – entweder im Namen des App-Erfassers oder des im CRM zugewiesenen Account Managers. Inhalte, Bilder, Produktinformationen und Call-to-Actions werden dynamisch auf Zielgruppe, Rolle und Interesse angepasst.

Automatisierte Leadbewertung und Statuslogik

Auf Basis der erfassten Daten wird der Lead unmittelbar einem Status zugeordnet. Kriterien wie Produktinteresse, Projektphase, Investitionszeitraum, Branche, Region und Priorität steuern, ob der Kontakt in eine Nurturing-Strecke, eine weitere Qualifizierung oder direkt in den Vertriebsprozess überführt wird.

Automatisiertes Lead-Routing

Messeleads werden anhand der Account-Manager-Zuweisung im CRM sowie nach Region, Produktinteresse, Branche und Priorität automatisch an die richtigen Personen verteilt. Dadurch entsteht direkt nach dem Messegespräch eine klare Zuständigkeit.

Opportunity-Erstellung und Aufgabenanlage

Bei entsprechend hoher Bewertung werden im CRM automatisiert Opportunities generiert. Relevante beteiligte Personen werden hinzugefügt. Zusätzlich werden To-dos für den Account Manager oder den Innendienst angelegt, damit die weitere Bearbeitung unmittelbar starten kann.

Dynamische E-Mail- und Landingpage-Templates

Für unterschiedliche Zielgruppen und Rollen – etwa Vertrieb, IT, Service oder technische Entscheider – stehen dynamische Contentblöcke bereit. Je nach Datenlage und Interesse werden passende Inhalte ausgespielt, beispielsweise Produktinformationen, Videos, Broschüren, Beratungstermine oder technische Detailseiten.

Das Ergebnis ist ein durchgängiger Prozess von der digitalen Messeerfassung bis zur qualifizierten Opportunity – ohne Medienbruch, ohne manuelle Nachsortierung und mit deutlich beschleunigter Weiterverarbeitung.

Mit der integrierten Messe App konnte der Maschinenbauer den gesamten Messelead-Prozess professionalisieren und beschleunigen. Messekontakte werden nicht mehr isoliert gesammelt, sondern direkt in eine strukturierte CRM- und Marketing Automation-Logik überführt.

Besonders wertvoll ist die Kombination aus Gesprächserfassung, CRM-Live-Zugriff und automatisierter Nachbearbeitung. Bestehende Kontakte werden erkannt, neue Leads sauber angelegt, Interessen differenziert dokumentiert und Folgeprozesse unmittelbar gestartet.

Die konkreten Vorteile für das Unternehmen:

• Strukturierte digitale Erfassung von Messegesprächen nach Sparte, Sprache und Produktinteresse
• Direkter Zugriff auf bestehende CRM-Kontakte während des Gesprächs
• Weniger Dubletten und höhere Datenqualität
• Bessere Nutzung vorhandener Account- und Kontaktinformationen
• Zentrale Bereitstellung von Broschüren, Videos und Produktinformationen in der App
• Bessere Gesprächsqualität durch schnellen Zugriff auf relevante Inhalte
• Transparente Standorganisation durch An- und Abmeldung im Communication Center
• Jederzeitiger Überblick für den Infopoint über verfügbare Ansprechpartner
• Automatisierte Follow-up-Kommunikation auf Basis des tatsächlichen Gesprächsinhalts
• Personalisierte Ansprache im Namen des App-Erfassers oder Account Managers
• Automatische Leadbewertung direkt nach der Datenerfassung
• Klares Lead-Routing nach Account-Zuständigkeit, Region, Branche, Produktinteresse und Priorität
• Automatische Übergabe relevanter Leads an Vertrieb, Innendienst oder Marketing
• Automatisierte Erstellung von Opportunities bei hoher Leadqualität
• Schnellere Anlage von To-dos und Folgeaktivitäten im CRM
• Differenzierte Lead-Nurturing-Strecken für noch nicht vertriebsreife Kontakte

Der zentrale Mehrwert liegt darin, dass Messekontakte nicht erst Tage oder Wochen nach der Veranstaltung ausgewertet werden, sondern nahezu in Echtzeit in passende Vertriebs- und Marketingprozesse übergehen.