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Kundenprojekt

Digitalisierung des Event- und Teilnehmer-
Managements für Unternehmensveranstaltungen

Die Lösung verbindet Einladung, Registrierung, Teilnehmerpflege, QR-Code-Check-in und Follow-up zu einem durchgängigen digitalen Eventprozess. Dadurch entstehen weniger Medienbrüche, höhere Transparenz über Teilnehmerstatus und Einlass sowie eine professionellere Event Experience vor, während und nach der Veranstaltung.

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Geschäftstätigkeit

Das Unternehmen ist ein international tätiger Technologiekonzern mit Schwerpunkten in mehreren anspruchsvollen Industrie- und Technologiefeldern. Als global agierendes Unternehmen im Photonik-Markt adressiert es unterschiedliche Zielgruppen und nutzt Unternehmensveranstaltungen als wichtiges Format für Kommunikation, Beziehungspflege und Nachkommunikation. Dabei spielen strukturierte Einladungsprozesse, eine verlässliche Teilnehmerverwaltung und eine professionelle Vor-Ort-Abwicklung eine zentrale Rolle. Veranstaltungen müssen nicht nur organisatorisch sauber vorbereitet werden, sondern auch über mehrere Kommunikationsstufen hinweg konsistent begleitet werden: von der ersten Ankündigung über die Anmeldung bis zur Nachbereitung nach dem Event.

„Mit der digitalen Lösung konnten wir unser Einladungs- und Teilnehmermanagement deutlich effizienter und strukturierter aufsetzen. Besonders wertvoll sind für uns die medienbruchfreie Registrierung, die schnelle Erfassung vor Ort und die Möglichkeit, unsere Gäste auch im Nachgang gezielt anzusprechen.”

Communication & Marketing Specialist

Projekt im Detail

Anwendung

Für das Unternehmen wurde das Event- und Teilnehmer-Management durchgängig digitalisiert. Eingesetzt werden eine Marketing Automation-Lösung und die entergon Event-App als Plattform für Einladung, Registrierung, Vor-Ort-Erfassung und Follow-up.

Die Lösung unterstützt den gesamten Ablauf rund um Unternehmensveranstaltungen: von der ersten Save-the-Date-Kommunikation über die offizielle Einladung bis hin zur personalisierten und mehrsprachigen Registrierung. Auch der Einlass vor Ort wird digital abgebildet. Teilnehmende erhalten eine automatisierte Eintrittsmail mit QR-Code, der beim Event über die entergon Event-App gescannt wird.

Darüber hinaus können Teilnehmende ihre Angaben selbstständig aktualisieren. Dazu gehören beispielsweise Zu- oder Absage, die Angabe einer Begleitperson oder Informationen zur Shuttle-Nutzung. Dadurch entsteht ein durchgängiger, medienbruchfreier Prozess, bei dem Rückmeldungen, Änderungen und Teilnehmerstatus zentral verfügbar sind.

Nach der Veranstaltung können die erfassten Teilnehmerdaten direkt für gezielte Follow-up-Mailings genutzt werden. Damit endet der Prozess nicht beim Check-in, sondern unterstützt auch die strukturierte Nachkommunikation mit den Gästen.

Ausgangslage

Vor der Umstellung war das Event- und Teilnehmermanagement in weiten Teilen papierbasiert und stark manuell geprägt. Einladungen mussten erstellt, versendet und Rückmeldungen anschließend händisch erfasst werden. Änderungen einzelner Teilnehmender wurden individuell nachgehalten, was einen hohen Abstimmungs- und Pflegeaufwand verursachte.

Besonders aufwendig war die fehlende Durchgängigkeit zwischen Einladung, Anmeldung, Teilnehmerpflege, Einlass und Nachbereitung. Informationen lagen nicht automatisch in einem gemeinsamen Prozess vor, sondern mussten über mehrere Arbeitsschritte hinweg übertragen, aktualisiert oder abgeglichen werden.

Dadurch entstanden Medienbrüche, die den Prozess verlangsamten und die Fehleranfälligkeit erhöhten. Gerade bei Änderungen kurz vor der Veranstaltung, Sonderfällen oder mehreren Teilnehmerstatus war eine manuelle Pflege aufwendig. Gleichzeitig fehlte eine systematische Erfassung der tatsächlich erschienenen Event-Teilnehmer.

Auch die Nachkommunikation nach der Veranstaltung konnte nicht durchgängig datenbasiert gesteuert werden. Ohne verlässliche Teilnehmer- und Einlassdaten war nur eingeschränkt nachvollziehbar, welche Gäste eingeladen, angemeldet, erschienen oder nicht erschienen waren.

Typische Herausforderungen waren:

  • Manuelle Bearbeitung von Einladungen, Rückmeldungen und Änderungen
  • Medienbrüche zwischen Einladung, Rückmeldung und Teilnehmerpflege
  • Fehleranfälligkeit bei händischer Datenerfassung
  • Hoher Aufwand bei Änderungen und Sonderfällen
  • Keine strukturierte digitale Erfassung der Event-Teilnehmer vor Ort
  • Keine sofortige Transparenz über den aktuellen Teilnehmerstatus
  • Keine systematische Nachkommunikation nach der Veranstaltung
  • Hoher organisatorischer Aufwand für Eventteams bei Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung
Lösung

Für das Unternehmen wurde eine digitale End-to-End-Lösung für das Event- und Teilnehmermanagement implementiert. Sie verbindet Einladung, Registrierung, Teilnehmerpflege, QR-Code-basierten Check-in und Follow-up in einem durchgängigen Prozess.

Die Kommunikation beginnt mit der Save-the-Date-Mail und wird über die offizielle Einladung bis hin zur Eintrittsmail und dem persönlichen Dank nach der Veranstaltung weitergeführt. Die Anmeldung erfolgt über eine personalisierte, mehrsprachige Landingpage. Dort können Teilnehmende ihre relevanten Angaben erfassen und bei Bedarf selbstständig aktualisieren.

Für den Einlass wird automatisiert eine Event-Eintrittsmail mit QR-Code bereitgestellt. Vor Ort wird der QR-Code über die entergon Event-App gescannt. Nach dem Scan wird der Teilnehmerstatus sofort aktualisiert. Bei einem erneuten Scan erfolgt ein Warnhinweis, sodass Doppelscans direkt erkannt werden können.

Die zentralen Lösungsbestandteile:

  • E-Mail-Kommunikation vom Save-the-Date über die Einladung bis zum persönlichen Dank
  • Personalisierte, mehrsprachige Landingpage für die Anmeldung
  • Self-Service für Zu- oder Absage
  • Self-Service für Angaben zu Begleitperson und Shuttle-Service
  • Automatisierte Event-Eintrittsmail mit QR-Code
  • Mobile Erfassung am Einlass per entergon Event-App
  • Sofortige Statusaktualisierung nach dem QR-Code-Scan
  • Warnhinweis bei Doppelscan
  • Zentrale Verfügbarkeit des aktuellen Teilnehmerstatus
  • Follow-up-Mailings nach der Veranstaltung
  • Nutzung der strukturierten Teilnehmerdaten für die Nachkommunikation

Damit wird aus einem vormals papierbasierten Ablauf ein digitaler Prozess, der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung miteinander verbindet.

Nutzen

Mit der digitalen Lösung wird das Event- und Teilnehmermanagement deutlich effizienter und strukturierter. Informationen müssen nicht mehr mehrfach manuell übertragen werden, sondern stehen entlang des gesamten Prozesses zentral zur Verfügung.

Besonders wertvoll ist die Verbindung von Registrierung und Vor-Ort-Erfassung. Der Status der Gäste ist nicht nur vor der Veranstaltung, sondern auch während des Einlasses aktuell verfügbar. Dadurch kann das Eventteam schneller reagieren und hat eine deutlich bessere Übersicht über Zusagen, Absagen und tatsächlich erschienene Teilnehmende.

Auch für die Teilnehmenden verbessert sich der Prozess. Die Registrierung ist personalisiert und mehrsprachig, Änderungen können selbstständig vorgenommen werden und der Check-in vor Ort erfolgt schnell über den QR-Code. Dadurch entsteht eine professionellere und nutzerfreundlichere Event Experience.

Die konkreten Vorteile für das Unternehmen:

  • Durchgängiger digitaler Prozess von Einladung bis Nachbereitung
  • Weniger manuelle Bearbeitung bei Rückmeldungen und Änderungen
  • Höhere Datenaktualität durch Self-Service-Funktionen
  • Bessere Übersicht über Zusagen, Absagen und Teilnehmerstatus
  • Schnellerer Einlass durch QR-Code-gestützte Erfassung
  • Geringere Fehleranfälligkeit durch weniger manuelle Übertragungen
  • Warnhinweis bei Doppelscans und dadurch mehr Sicherheit am Einlass
  • Strukturierte Erfassung der tatsächlich erschienenen Event-Teilnehmer
  • Bessere Grundlage für gezielte Follow-up-Kommunikation
  • Höhere Professionalität in der Kommunikation vor, während und nach der Veranstaltung
  • Verbesserte Customer Experience durch einfache Registrierung und reibungslosen Check-in

Für das Eventteam entsteht ein deutlich besser steuerbarer Ablauf. Einladung, Anmeldung, Einlass und Follow-up sind nicht länger voneinander getrennte Einzelschritte, sondern Teil eines gemeinsamen digitalen Prozesses.

Business Impact

Die digitale Event- und Teilnehmermanagement-Lösung liefert operative und wirtschaftliche Verbesserungen:

0-0%Weniger administrativer Aufwand bei Einladung, Rückmeldung, Teilnehmerpflege und Nachbereitung
0-0%Schnellerer Check-in durch QR-Code-gestützte Vor-Ort-Erfassung statt manueller Listenprüfung
Weitere Vorteile
Deutlich geringere Fehlerquote durch weniger manuelle Übertragungen und medienbruchfreie Prozesse
Nahezu vollständige Echtzeit-Transparenz über Teilnehmerstatus und Einlass
Deutlich bessere Follow-up-Fähigkeit durch strukturierte, direkt nutzbare Teilnehmerdaten
Bessere Steuerbarkeit von Änderungen, Sonderfällen, Begleitpersonen und Shuttle-Angaben
Höhere Prozessgeschwindigkeit durch digitale Registrierung und automatisierte Kommunikation
Verbesserte Customer Experience durch individuelle und zielgerichtete Kommunikation

Der wirtschaftliche Effekt entsteht vor allem durch die Reduktion manueller Arbeitsschritte und die Vermeidung von Medienbrüchen. Einladungen, Rückmeldungen, Änderungen, Einlassstatus und Follow-up-Daten müssen nicht mehr getrennt voneinander verarbeitet werden, sondern stehen in einem durchgängigen digitalen Ablauf zur Verfügung.

Zusätzlich steigt der Nutzen durch die bessere Datenbasis nach der Veranstaltung. Die erfassten Teilnehmerdaten können direkt für die Nachkommunikation genutzt werden. Dadurch wird aus dem Event nicht nur ein organisatorisch effizienterer Ablauf, sondern auch ein strukturierter Kommunikationsprozess vor und nach der Veranstaltung.

Strategischer Mehrwert

Das Unternehmen schafft mit der Lösung eine skalierbare Grundlage für die digitale Organisation von Unternehmensveranstaltungen. Der Prozess kann für unterschiedliche Eventformate, Zielgruppen und Kommunikationsanlässe genutzt werden.

Der besondere strategische Wert liegt in der Verbindung von Einladung, Registrierung, Einlass und Follow-up. Dadurch wird das Event-Management nicht nur administrativ effizienter, sondern auch besser steuerbar und kommunikationsstärker.

Wird der gleiche Ansatz auf weitere Veranstaltungsformate, Executive Events oder Serienveranstaltungen übertragen, steigt der ROI mit dem Volumen und der Wiederverwendung von Templates, Formularen und Check-in-Prozessen deutlich an.

Damit entsteht eine wiederverwendbare Prozessgrundlage für zukünftige Unternehmensveranstaltungen. Einmal etablierte Kommunikationsstrecken, Registrierungslogiken und Check-in-Prozesse können erneut genutzt und an weitere Formate angepasst werden. Je häufiger der Prozess eingesetzt wird, desto stärker wirken Standardisierung, Automatisierung und Wiederverwendung auf Aufwand, Geschwindigkeit und Qualität.

Business Impact

Die digitale Event- und Teilnehmermanagement-Lösung liefert operative und wirtschaftliche Verbesserungen:

0-0%Weniger administrativer Aufwand bei Einladung, Rückmeldung, Teilnehmerpflege und Nachbereitung
0-0%Schnellerer Check-in durch QR-Code-gestützte Vor-Ort-Erfassung statt manueller Listenprüfung
Weitere Vorteile
Deutlich geringere Fehlerquote durch weniger manuelle Übertragungen und medienbruchfreie Prozesse
Nahezu vollständige Echtzeit-Transparenz über Teilnehmerstatus und Einlass
Deutlich bessere Follow-up-Fähigkeit durch strukturierte, direkt nutzbare Teilnehmerdaten
Bessere Steuerbarkeit von Änderungen, Sonderfällen, Begleitpersonen und Shuttle-Angaben
Höhere Prozessgeschwindigkeit durch digitale Registrierung und automatisierte Kommunikation
Verbesserte Customer Experience durch individuelle und zielgerichtete Kommunikation

Der wirtschaftliche Effekt entsteht vor allem durch die Reduktion manueller Arbeitsschritte und die Vermeidung von Medienbrüchen. Einladungen, Rückmeldungen, Änderungen, Einlassstatus und Follow-up-Daten müssen nicht mehr getrennt voneinander verarbeitet werden, sondern stehen in einem durchgängigen digitalen Ablauf zur Verfügung.

Zusätzlich steigt der Nutzen durch die bessere Datenbasis nach der Veranstaltung. Die erfassten Teilnehmerdaten können direkt für die Nachkommunikation genutzt werden. Dadurch wird aus dem Event nicht nur ein organisatorisch effizienterer Ablauf, sondern auch ein strukturierter Kommunikationsprozess vor und nach der Veranstaltung.

Strategischer Mehrwert

Das Unternehmen schafft mit der Lösung eine skalierbare Grundlage für die digitale Organisation von Unternehmensveranstaltungen. Der Prozess kann für unterschiedliche Eventformate, Zielgruppen und Kommunikationsanlässe genutzt werden.

Der besondere strategische Wert liegt in der Verbindung von Einladung, Registrierung, Einlass und Follow-up. Dadurch wird das Event-Management nicht nur administrativ effizienter, sondern auch besser steuerbar und kommunikationsstärker.

Wird der gleiche Ansatz auf weitere Veranstaltungsformate, Executive Events oder Serienveranstaltungen übertragen, steigt der ROI mit dem Volumen und der Wiederverwendung von Templates, Formularen und Check-in-Prozessen deutlich an.

Damit entsteht eine wiederverwendbare Prozessgrundlage für zukünftige Unternehmensveranstaltungen. Einmal etablierte Kommunikationsstrecken, Registrierungslogiken und Check-in-Prozesse können erneut genutzt und an weitere Formate angepasst werden. Je häufiger der Prozess eingesetzt wird, desto stärker wirken Standardisierung, Automatisierung und Wiederverwendung auf Aufwand, Geschwindigkeit und Qualität.