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Kundenprojekt

Digitale CPQ-Vorbereitung mit App für standardisierte
Kundenerfassung und schnellere Angebotserstellung

Die App schafft einen zentralen Baustein für den digitalisierten, CPQ-nahen Vertriebsprozess. Komplexe Kundenanforderungen werden standardisiert, pflichtfeldgesteuert und international ausrollbar erfasst –
als verbindendes Element zwischen Kundengespräch, CRM und späterer Angebotslogik.

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Geschäftstätigkeit

Das Unternehmen ist ein international tätiger Technologiepartner und Lösungsanbieter für die Verarbeitung und Verpackung von Lebensmitteln, Medizin- und Pharma-Produkten sowie Konsum- und Industriegütern. Es hat seinen Hauptsitz in Europa, ist seit mehr als 60 Jahren am Markt und verfügt weltweit über mehr als 80 Standorte in über 160 Ländern.

„Mit der Lösung haben wir einen entscheidenden Schritt weg von papierbasierten und uneinheitlichen Vertriebsprozessen gemacht. Besonders wertvoll ist für uns, dass Kundenanforderungen heute strukturiert, vollständig und deutlich effizienter erfasst werden können. Dadurch reduzieren wir Nacharbeit, beschleunigen die Übergabe ins CRM und schaffen die Grundlage für einen durchgängig digitalen Angebotsprozess."

Projektverantwortlicher Digitalisierung

Projekt im Detail

Anwendung

Für das Unternehmen wurde eine App zur digitalen Erfassung von Kundenanforderungen umgesetzt, die den vertrieblichen Vorprozess einer CPQ-Lösung strukturiert und standardisiert. Die App fungiert dabei als digitales Frontend für die Aufnahme komplexer Kundenanforderungen, überführt diese in ein einheitliches Schema und spielt die Basisdaten automatisiert ins CRM ein. Perspektivisch beziehungsweise je nach Modul werden die Daten anschließend an ein angebundenes Kalkulations- und Angebotssystem zur Kalkulation und Angebotserstellung übergeben.

Bereits im Projektstand vom November 2025 waren 109 User live, rund 50 weitere in Planung und langfristig mehr als 350 Nutzer vorgesehen. Zugleich waren 10 Tochtergesellschaften live, 2 weitere in Planung und langfristig alle rund 80 Gesellschaften im Zielbild.

Ausgangslage

Vor dem Projekt war der vertriebliche Erfassungs- und Angebotsprozess stark von Papier, Excel, PDFs und lokalen Sonderwegen geprägt. Je nach Tochtergesellschaft wurde unterschiedlich gearbeitet, was Medienbrüche, manuellen Nachbearbeitungsaufwand und uneinheitliche Datenqualität verursachte. Änderungen an Prozessstraßen oder Maschinenkonfigurationen führten dazu, dass neue Papierformulare benötigt wurden, die im Kundentermin nicht immer vollständig vorlagen. Spezialisten hatten zudem nicht immer sämtliche relevanten Unterlagen dabei, was Nachfragen, Verzögerungen und einen wenig modernen Eindruck beim Kunden zur Folge hatte.

Hinzu kam eine heterogene Systemlandschaft: In über 80 Tochtergesellschaften kommen unterschiedliche CRM-Strukturen zum Einsatz, während die Brücke vom CRM in das Kalkulations- und Angebotssystem nur teilweise oder noch nicht durchgängig vorhanden war. Kundendaten mussten deshalb mehrfach erfasst, ergänzt, gescannt oder nachgepflegt werden. Zwischen Kundentermin und versandfähigem Angebot entstanden so unnötig lange Durchlaufzeiten.

  • Papier-, Excel- und PDF-getriebene Erfassung im Kundentermin
  • Lokal unterschiedliche Sonderwege in den Tochtergesellschaften
  • Fehlende oder unvollständige Formulare bei neuen Maschinen-/Prozessvarianten
  • Heterogene CRM-Landschaft in über 80 Tochtergesellschaften
  • Nur teilweise vorhandene Brücke vom CRM in das Kalkulationssystem
  • Mehrfacherfassung, Scannen und Nachpflege von Kundendaten
  • Lange Durchlaufzeiten zwischen Kundentermin und Angebot
Lösung

Mit der neuen Lösung wurde die bisher manuelle Erfassung in ein standardisiertes, digitales Raster überführt. Statt unstrukturierter Notizen oder individueller Excel-Tabellen arbeiten die Vertriebsteams heute mit einem einheitlichen Schema aus Standardfeldern, Pflichtinformationen und kontextabhängigen Regeln. Rund 150 Basisfelder werden strukturiert erfasst und automatisiert ins CRM übertragen. Von dort aus erfolgt – je nach Ausbaustand des jeweiligen Moduls – die Weitergabe an das angebundene Kalkulations- und Angebotssystem, wo die Daten für die eigentliche Angebotskalkulation angereichert werden.

Ein zentrales Merkmal ist die dynamische, pflichtfeldgesteuerte Datenerfassung. Abhängig von Segment, Application Code, Kundenartikel und Prozessanforderung werden nur die für den jeweiligen Use Case relevanten Felder angezeigt. Bis zu fünf Kundenartikel pro Formular können vorkonfiguriert, Suchkriterien flexibel konfiguriert und Inhalte auf weitere Seiten kopiert werden, um die Erfassung ähnlicher Artikel deutlich zu beschleunigen.

Die zentralen Lösungsbestandteile:

  • Einheitliches Schema mit Standard- und Pflichtfeldern
  • Dynamische, kontextabhängige Anzeige relevanter Felder
  • ~150 strukturierte Basisfelder mit automatisierter CRM-Übertragung
  • Perspektivische Übergabe an das Kalkulations- und Angebotssystem
  • Vorkonfigurierbare Kundenartikel (bis zu fünf pro Formular)
  • Flexible Suchkriterien und kopierbare Inhalte für ähnliche Artikel
  • Bündelung von Produkt-, Packungs- und Packstoffspezifikationen
  • Zusammenfassung auf der Abschlussseite, PDF-/Excel-Export
  • Automatische Opportunity-Synchronisierung sowie interne und externe Weiterleitung
  • Priorisierung der zentralen Maschinen- und Prozessbereiche (rund 70% Marktvolumen)
Nutzen

Mit der Lösung konnte das Unternehmen den vertrieblichen Vorprozess der Angebotserstellung deutlich strukturierter, schneller und belastbarer gestalten. Statt Papierstapeln, Excel-Listen und mehrfacher manueller Nachpflege steht heute eine digitale Erfassungslogik zur Verfügung, die Nutzer gezielt durch relevante Pflichtfelder führt und die Datengrundlage für CRM und Angebotsprozess erheblich verbessert.

  • Deutlich weniger Medienbrüche zwischen Kundentermin, CRM und Angebotserstellung
  • Standardisierte Erfassung statt papier- und excelbasierter Sonderwege
  • Höhere Datenqualität durch Pflichtfelder und Validierungslogik
  • Weniger Nachfragen und Abstimmungsschleifen zwischen Vertrieb und Fachbereichen
  • Schnellere Übergabe strukturierter Basisdaten ins CRM
  • Bessere Skalierbarkeit über Tochtergesellschaften und Prozessmodule hinweg
  • Professionellerer Auftritt im Kundentermin durch digitale, geführte Erfassung
  • Perspektivisch durchgängige Übergabe an das Kalkulationssystem als CPQ-/Angebotsprozess
Business Impact

Der wirtschaftliche Hebel der Lösung liegt vor allem in der drastischen Reduktion manueller Nachbereitung und in der verbesserten Vollständigkeit der erfassten Informationen. Früher fielen pro Vorgang häufig vier bis fünf Stunden für Nacharbeit an – etwa für Scannen, Abtippen, Opportunity-Anlage, Datenaufbereitung und interne Abstimmung. In standardisierten Fällen lässt sich dieser Aufwand mit der App auf wenige Minuten für Prüfung und Weiterverarbeitung reduzieren.

0-0hBisheriger Nachbereitungsaufwand pro Vertriebsfall – heute auf wenige Minuten reduziert
0User live; 50 weitere in Planung, langfristig > 350 vorgesehen
0/0Tochtergesellschaften live; langfristig sind alle 80 Gesellschaften im Zielbild
Weitere Vorteile
Massive Reduktion des manuellen Nachbearbeitungsaufwands pro Vertriebsfall
Deutlich schnellere Überführung von Kundenterminen in CRM- und Angebotsprozesse
Geringere Fehlerquote durch validierte und pflichtfeldgesteuerte Datenerfassung
Weniger Rework durch vollständigere Informationen im Erstaufschlag
Höhere Produktivität im Vertrieb und in den beteiligten Fachabteilungen
Bessere internationale Skalierbarkeit durch Standardisierung über Tochtergesellschaften hinweg

Zusätzlich entsteht ein klarer Skaleneffekt durch den internationalen Rollout: Bereits im dokumentierten Projektstand waren 109 User live, rund 50 weitere in Planung und langfristig mehr als 350 vorgesehen. Damit wächst der Nutzen nicht nur pro Vorgang, sondern auch über die Breite der Organisation.

Strategischer Mehrwert

Das Unternehmen hat mit der Lösung nicht nur eine einzelne Vertriebs-App eingeführt, sondern einen zentralen Baustein für die Digitalisierung des CPQ-nahen Vertriebsprozesses geschaffen. Der strategische Wert liegt darin, dass die Kundenerfassung nicht länger lokal, papierbasiert und heterogen erfolgt, sondern in ein standardisiertes, international ausrollbares Modell überführt wird.

Gerade in einer Organisation mit vielen Tochtergesellschaften, unterschiedlichen CRM-Kontexten und komplexen Prozessstraßen ist das ein wesentlicher Hebel: Die Lösung schafft eine gemeinsame Datengrundlage, entlastet Spezialisten, verbessert die Professionalität im Kundendialog und bereitet die Informationen so auf, dass sie systematisch im CRM und Kalkulationssystem weiterverarbeitet werden können. Damit wird die App zum verbindenden Element zwischen Vertriebsgespräch, CRM und späterer Angebotslogik.

Zugleich ist die Lösung nicht als statische Einzellösung gedacht, sondern als weiter ausbaufähige Plattform: PDF-Generator, stärkere Verzahnung mit Marketing Automation, zusätzliche Sales- und Service-Use-Cases, erweiterte Datenbanksuche sowie Speech2Structure und weitere KI-Funktionen sind als Entwicklungsrichtungen bereits angelegt.

Business Impact

Der wirtschaftliche Hebel der Lösung liegt vor allem in der drastischen Reduktion manueller Nachbereitung und in der verbesserten Vollständigkeit der erfassten Informationen. Früher fielen pro Vorgang häufig vier bis fünf Stunden für Nacharbeit an – etwa für Scannen, Abtippen, Opportunity-Anlage, Datenaufbereitung und interne Abstimmung. In standardisierten Fällen lässt sich dieser Aufwand mit der App auf wenige Minuten für Prüfung und Weiterverarbeitung reduzieren.

0-0hBisheriger Nachbereitungsaufwand pro Vertriebsfall – heute auf wenige Minuten reduziert
0User live; 50 weitere in Planung, langfristig > 350 vorgesehen
0/0Tochtergesellschaften live; langfristig sind alle 80 Gesellschaften im Zielbild
Weitere Vorteile
Massive Reduktion des manuellen Nachbearbeitungsaufwands pro Vertriebsfall
Deutlich schnellere Überführung von Kundenterminen in CRM- und Angebotsprozesse
Geringere Fehlerquote durch validierte und pflichtfeldgesteuerte Datenerfassung
Weniger Rework durch vollständigere Informationen im Erstaufschlag
Höhere Produktivität im Vertrieb und in den beteiligten Fachabteilungen
Bessere internationale Skalierbarkeit durch Standardisierung über Tochtergesellschaften hinweg

Zusätzlich entsteht ein klarer Skaleneffekt durch den internationalen Rollout: Bereits im dokumentierten Projektstand waren 109 User live, rund 50 weitere in Planung und langfristig mehr als 350 vorgesehen. Damit wächst der Nutzen nicht nur pro Vorgang, sondern auch über die Breite der Organisation.

Strategischer Mehrwert

Das Unternehmen hat mit der Lösung nicht nur eine einzelne Vertriebs-App eingeführt, sondern einen zentralen Baustein für die Digitalisierung des CPQ-nahen Vertriebsprozesses geschaffen. Der strategische Wert liegt darin, dass die Kundenerfassung nicht länger lokal, papierbasiert und heterogen erfolgt, sondern in ein standardisiertes, international ausrollbares Modell überführt wird.

Gerade in einer Organisation mit vielen Tochtergesellschaften, unterschiedlichen CRM-Kontexten und komplexen Prozessstraßen ist das ein wesentlicher Hebel: Die Lösung schafft eine gemeinsame Datengrundlage, entlastet Spezialisten, verbessert die Professionalität im Kundendialog und bereitet die Informationen so auf, dass sie systematisch im CRM und Kalkulationssystem weiterverarbeitet werden können. Damit wird die App zum verbindenden Element zwischen Vertriebsgespräch, CRM und späterer Angebotslogik.

Zugleich ist die Lösung nicht als statische Einzellösung gedacht, sondern als weiter ausbaufähige Plattform: PDF-Generator, stärkere Verzahnung mit Marketing Automation, zusätzliche Sales- und Service-Use-Cases, erweiterte Datenbanksuche sowie Speech2Structure und weitere KI-Funktionen sind als Entwicklungsrichtungen bereits angelegt.