Digitalisierung einer B2B-Bestellplattform

Für das Unternehmen wurde eine digitale Bestellplattform für B2B-Bestellprozesse entwickelt. Die Lösung ersetzt papier- und PDF-basierte Aktions-Bestellscheine durch einen integrierten digitalen Prozess auf Basis von CRM, Marketing Automation-Suite und angebundener ERP-Bestandslogik.

Bestelloptionen werden digital im CRM angelegt. Die daraus resultierende Bestelloberfläche wird per Marketing Automation dynamisch als Landingpage generiert. Produktinformationen, Verfügbarkeiten, Preise, Sicherheitsbestände, Bündelgrößen und Maximalmengen werden systemseitig gesteuert.

Die Plattform richtet sich insbesondere an definierte B2B-Zielgruppen wie Hebammen, Institutionen oder weitere Fachkreise, die Aktionsartikel, Informationsmaterialien oder kostenlose Materialien bestellen können.

Vor der Digitalisierung wurden Bestellungen über unterschiedliche manuelle Kanäle abgewickelt. Aktions-Bestellscheine wurden als PDF, per Fax, per E-Mail oder telefonisch verarbeitet. Die eingehenden Bestellungen mussten anschließend manuell erfasst, geprüft, weitergeleitet und intern bearbeitet werden.

Typische Herausforderungen waren:

• Hoher manueller Erfassungsaufwand
• Bestellungen über verschiedene Eingangskanäle
• Unstrukturierte Daten aus Fax, E-Mail oder Telefon
• Erhöhter Abstimmungsaufwand zwischen Fachabteilungen
• Risiko von Überbestellungen bei beliebten Produkten
• Fehlende automatische Prüfung von Verfügbarkeit und Sicherheitsbestand
• Manuelle Mengenprüfung
• Eingeschränkte Zielgruppensteuerung
• Aufwendige Weitergabe relevanter Bestelldaten an die zuständigen Stellen

Besonders kritisch war die Steuerung kostenloser oder limitierter Materialien. Ohne automatisierte Bestands- und Mengenlogik bestand das Risiko, dass gefragte Produkte übernutzt oder überbestellt wurden.

Im CRM wird eine Bestelloption mit Name, Verfügbarkeitsdatum und zugehörigen Produkten angelegt. Diese Informationen werden anschließend an die Marketing Automation übergeben und dort als digitale Bestelloberfläche ausgespielt.

Die zentralen Lösungsbestandteile:

• Anlage von Bestelloptionen im CRM
• Definition der verfügbaren Produkte im CRM
• Verknüpfung der Produkte mit dem ERP-System
• Übertragung von Bestand und Preis zur Marketing Automation
• automatische Generierung einer Bestell-Landingpage per Marketing Automation
• Steuerung von Sicherheitsbeständen
• Ausblendung oder Deaktivierung nicht verfügbarer Produkte
• Vorgabe von Bündelgrößen, zum Beispiel 5er- oder 10er-Schritte
• Definition von Maximalmengen pro Bestellung
• Zielgruppenlogik für Fachkreise, Institutionen und selbstständige Personen
• Übergabe der Bestelldaten von Marketing Automation zurück ins CRM
• Weiterleitung aller relevanten Informationen an die zuständigen Stellen für Verpackung und Versand

Damit entsteht ein vollautomatisierter Bestellprozess von der Bestellscheinanlage über die digitale Bestellung bis zur internen Verarbeitung.

Die digitale Bestellplattform entlastet die Administration erheblich und schafft einen strukturierten, nachvollziehbaren Prozess. Bestellungen laufen nicht mehr über Fax, E-Mail, Telefon oder manuelle PDF-Bearbeitung, sondern über eine zentrale digitale Oberfläche mit integrierter Systemlogik.

• Deutliche Reduktion manueller Erfassungsaufwände
• Weniger Fehler durch strukturierte digitale Bestellformulare
• Automatische Prüfung von Beständen und Verfügbarkeiten
• Vermeidung von Überbestellungen
• Bessere Steuerung kostenloser Aktionsmaterialien
• Mengenbegrenzung pro Bestellung
• Zielgruppenspezifische Ausspielung von Angeboten
• Direkte Übergabe der Bestelldaten ins CRM
• Schnellere interne Verarbeitung
• Bessere Nachvollziehbarkeit von Bestellungen
• Entlastung der Fachabteilungen und administrativen Bereiche

Besonders relevant ist die Kombination aus Bestelllogik und ERP-Bestandsdaten. Produkte, deren Sicherheitsbestand unterschritten ist, werden nicht mehr bestellbar gemacht. Dadurch wird der Verbrauch begrenzter Materialien aktiv gesteuert und operative Nacharbeit reduziert.